Электронный документооборот: в чем польза для организации.

Электронный документооборот: в чем польза для организации.

#Полезное #Бухгалтерия

Опубликовано: 29.10.2020 Количество просмотров 35409
ЭДО охватывает все большее количество отраслей, не исключением стал и документооборот между организациями. На казахстанском рынке существует несколько систем электронного документооборота. О том, что собой представляет электронный документооборот (ЭДО), как он работает, можно ли его интегрировать с программой 1С бухгалтерия и другими учетными системами, в его чем преимущество и польза для организаций, узнайте далее.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

ЭДО – это способ организации работы с документами, специализированный электронный сервис обмена оригиналами электронных документов между организациями, посредством сети интернет.

Если традиционный бумажный вариант обмена документами между контрагентами занимает много времени и несет риск утери важного документа, то система электронного документооборота сводит эти риски к нулю.

Также контрагенты экономят:

  • бумагу;
  • расходы на содержание и обслуживание офисной оргтехники;
  • расходы на услуги курьера или почтовые услуги.

Все привычные бумажные документы в ЭДО имеют электронный формат. Электронный документ это полноценный аналог бумажного договора, счет-фактуры, накладной и т.д. и имеет такую же юридическую значимость, поскольку заверяется электронной подписью.

Какими НПА регулируется ЭДО в Казахстане?

Нормативной базой, регулирующей сферу ЭДО в Казахстане, является:

  • Закон №370 от 07.01.2003 г.;
  • Гражданский Кодекс (п.2 ст.152)

Помимо этого, Минфин РК давал официальный ответ на вопрос касательно того, обязаны ли организации предоставлять при налоговой проверке проверяющим бумажные оригиналы документов, заверенные «живыми» печатями и подписями, в случае, если эти документы были сформированы ранее в электронном виде.

Согласно Ответу, зарегистрированному за №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 от 22.02.2019 г., при наличии электронных документов, заверенных электронной подписью, предоставление бумажных оригиналов проверяющим не требуется. Достаточно распечатки копии из базы ЭДО по требованию проверяющего лица. Таким образом, признается юридическая значимость электронных документов наравне с традиционными бумажными документами.

Что такое система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) это программное решение, обеспечивающее подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения документов между отправителем и получателем и обеспечивающее движение этих документов в электронном виде по электронным каналам связи.

С помощью СЭД можно оптимизировать и автоматизировать не только обмен бухгалтерскими документами, но и:

  • общее делопроизводство в организации;
  • управление договорами;
  • работу с обращениями и заявками;
  • кадровые процессы;
  • межкорпоративный документооборот;
  • согласование документов ответственными лицами.

На казахстанском рынке существует довольно широкий выбор СЭД, и делая выбор в пользу определенного решения организации необходимо ориентироваться на:

  • возможность адаптировать ее под нужды конкретной организации;
  • простота использования и высокая производительность;
  • наличие простого и удобного доступа из любой точки мира;
  • соотношение цены и качества.

В чем преимущества использования ЭДО для организаций?       

Помимо экономии средств, внедрение СЭД и использование ЭДО значительно ускоряет саму процедуру обмена документами, что особо важно в отчетные периоды, либо в случае, когда контрагенты находятся в географическом удалении от организации и доставка бумажных документов длительна или затруднена.

Основные преимущества ЭДО:

  • документы можно выгружать в систему ЭДО напрямую из 1С;
  • ошибочно отправленные документы можно мгновенно отозвать;
  • отправке подлежат документы любого формата;
  • система ЭДО обеспечивает безопасность и сохранность отправленных документов.

Выгоды от перехода на ЭДО для организации:

  • повышение скорости движения документов внутри организации и обмена документами с контрагентами;
  • ускорение процесса принятия управленческих решений
  • мобильный круглосуточный доступ к информации;
  • безопасность доступа к информации
  • сокращение расходов на содержание архива документов;
  • интеграция с учетными системами.

Внедрение ЭДО –важный шаг в развитии компании, который не только поможет сэкономить время и средства, но и выгодно выделит организацию среди конкурентов.

Насколько полезна была статья?

(0)
___PSEUDO_INLINE_PLACEHOLDER___
Оставить комментарий
Все комментарии
Загрузка кода...

Новые видео на Youtube

Не пропусти всё самое интересное на нашем канале!

Перейти на канал

Больше интересных статей

# Полезное # НДС, СНТ, ЭСФ

СНТ в Казахстане: на какие товары выписывать, сроки, штрафы.

Что такое Сопроводительная Накладная на Товар и на какие виды товаров она оформляется. С какого периода выписка СНТ обязательна для казахстанских предпринимателей и организаций. Какая ответственность предусмотрена за не выписку или ошибки в СНТ.

# Полезное # Персонал

Больничный лист: на сколько выдается больничный, расчет больничного и оплата

Когда выдается больничный лист, на какой период. Как оформить больничный на себя и по уходу за больным ребенком. Как оплачивается больничный.

# Новости # МРП в Казахстане

Забыл пароль от ЭЦП: можно ли восстановить.

Что делать, если забыл пароль от ЭЦП. Можно ли восстановить пароль.

# Полезное # Бухгалтерия

Форма 100.00: как сверить раздел «Вычеты» с оборотно-сальдовой ведомостью?

Из чего складывается раздел «Вычеты» ф.100.00 и как сверить его с данными оборотно-сальдовой ведомости.

# Полезное # ИП и ТОО

Как ИП поменять ОКЭД или добавить ОКЭД по вторичным видам деятельности.

Как ИП поменять или добавить ОКЭД онлайн. Как ИП изменить текущий ОКЭД или добавить вторичный. Как это сделать онлайн с помощью «Кабинета респондента» на сайте Комитета по статистике или через портал e-license.

# Полезное # ИП и ТОО

Государственный грант на открытие своего бизнеса

Кто может рассчитывать на получение безвозмездного гранта от государства в сумме до 400 МРП на запуск своего дела. На каких условиях выдается грант. Куда обратиться для оформления и какие документы потребуются.

# Новости # Бизнес

Заявка на грант на развитие бизнеса

Кто может подать заявку на грант на развитие бизнеса. Где подать заявку. В каком объеме выделяется грант.

# Новости # Налоги

Какие виды деятельности может вести ИП на упрощенке в 2024 г.?

В каких сферах может работать ИП на упрощенке в 2024 г. На какие виды деятельности не распространяется режим упрощенной декларации.

# Полезное # Бухгалтерия

Лизинг основных средств: как учитывать основной долг и вознаграждение?

Как отражать в учете суммы основного долга и вознаграждения по договору лизинга основных средств.

# Полезное # Бухгалтерия

Как рассчитать отпускные при сменном графике работы?

Как рассчитать среднюю зарплату и отпускные сотрудникам, которые работают по сменному графику.

# Новости # Юридические услуги

Трудовой отпуск во время декретного отпуска: возможно ли?

Можно ли предоставить сотруднице трудовой отпуск, если она уже находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Как это оформить документально.

# Полезное # Бухгалтерия

Удерживается ли ОПВР с ГПХ

Нужно ли удерживать ОПВР с доходов по договорам ГПХ.

# Полезное # Бухгалтерия

Форму 270.00 по Всеобщему декларированию изменили с 2024 года

Что изменилось в ф.270.00 в 2024 г. 

# Полезное # Бухгалтерия

Торговля на маркетплейсах: как вести учет и какой выбрать режим налогообложения?

Какой выбрать ОКЭД при торговле на маркетплейсах. Какой режим налогообложения выбрать для электронной торговли товарами. Как вести учет.

# Полезное # Бухгалтерия

Эскроу-счета в Казахстане: что это, зачем нужно и как работает

Что такое эскроу-счет. Зачем он нужен и чем полезен клиентам. Как эскроу-счета могут применяться в долевом строительстве и как они помогут защитить интересы дольщиков. Где можно открыть эскроу –счет.

# Полезное # Бухгалтерия

Как отозвать налоговый отчет?

Как налогоплательщику отозвать налоговый отчет, который уже сдан в налоговую. Что для этого нужно.

# Новости # Налоги

Продажа подаренной квартиры: как сэкономить на налогах?

Как законно сэкономить на налогах с продажи квартиры, которая находится в собственности менее 1 года.

# Полезное # Бухгалтерия

Дополнительная форма 100.00: в какой строке указать КПН «с минусом»?

В какой строке указать «минусовой» КПН, если сдается дополнительный отчет ф.100.00. За какой период можно пересдать ф.100.00.

# Полезное # Режимы налогооблажения

ТОО упрощенка, налоги, отчетность, оборот

В чем особенности налогового режима «ТОО на упрощенке». Сколько и какие налоги уплачивает ТОО на упрощенке. Какие платежи отчисляются от заработной платы работников. Как упростить ведение учета с помощью сервиса от Mybuh.kz.

# Полезное # Бухгалтерия

Как стать участником СЭЗ

Что нужно предпринимателю, чтобы войти в свободную экономическую зону.

Наши сервисы