ЭСФ, электронные счета-фактуры для Казахстана

Большой проблемой для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров стало введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ). Но для пользователей сервиса «Mybuh.kz» процедура выписки ЭСФ никакой сложности не представляет. Выписка ЭСФ возможна напрямую из личного кабинета сервиса, а ее импорт в систему ИС ЭСФ не занимает много времени. Мы подготовили инструкцию, которая поможет выписать ЭСФ на портале «Mybuh.kz».

Создание ЭСФ на портале «Mybuh.kz»

Для того, чтобы отправить ЭСФ с сервиса «Mybuh.kz» напрямую на портал ИС ЭСФ необходимо:

1. Авторизоваться в сервисе «Mybuh.kz»
2. Убедиться в правильности заполнения реквизитов (ваших и контрагента) в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты»
3. В главном меню выбрать раздел «Продажа и покупка», «Реализация», «Счета на оплату», нажать «Создать счет на оплату»
4. Создайте «Счет на оплату», заполнив необходимые поля и указав в реестре товары или услуги
5. Если номенклатура товаров и услуг ранее не была введена и список для выбора пуст, можно добавить нужный товар сразу из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру»
6. В форме добавления номенклатуры нужно выбрать, что именно вы реализуете (товар, услугу или материал), а затем заполнить необходимые поля и нажать «Сохранить».
7. После сохранения номенклатуры она автоматически подтянется в счет на оплату. Необходимо будет указать количество отгружаемого товара и нажать «Сохранить». Если в счете на оплату требуется указать несколько наименований товаров, добавить их можно аналогичным образом с помощью функции «Добавить наименование».
8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, копировать, отправить покупателю и т.д.
9. Далее нужно создать сопроводительные документы к счету – накладную (если реализуется товар) или акт выполненных работ (если реализуется работа или услуга). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. Если же Счета нет, тогда реестр товаров или услуг заполняется в Накладной и (или) Акте выполненных работ соответственно. Для этого необходимо вернуться в реестр счетов на оплату, поставить «галочку» напротив нужного счета на оплату и нажать на «+» в правой части строки. Откроется «Новая продажа» привязанная к выбранному счету на оплату. Если покупатель получает товар по доверенности, необходимо отметить это, сдвинув бегунок вправо в строке «По доверенности». После заполнения всех строк нажать «Сохранить и провести».
10. Обратите внимание, что сервис автоматически проверяет, есть ли в системе данные о нужном количестве товара, планируемого к отгрузке. Если нужный товар на склад в систему не заведен, его нужно ввести (либо отключить функцию контроля остатков). После этого документ будет проведен.
11. После того, как документ будет проведен автоматически сформируется накладная на отпуск запасов на сторону. Ее также можно изменить, отправить покупателю, распечатать и т.д.
12. Нажатием на стрелку «В реестр» вы вернетесь в реестр накладных на реализацию. Сформированная накладная будет отражена в списке накладных. Справа от нее можно увидеть список связанных документов. Там же можно сформировать СФ и ЭСФ к накладной.
13. Нажав на «+» под СФ вы автоматически сформируете счет-фактуру. Сохранить ее в системе можно нажатием на кнопку «Добавить документ».
14. Откроется сформированная СФ. После того как Счет-фактура заполнена, открывается возможность создания ЭСФ. Кликайте на «+» справа от формы или возвращайтесь в реестр СФ, чтобы создать документ оттуда.
15. Как видим, в реестре счетов-фактур появился новый СФ.
16. Если перейти в подраздел «Продажи», то в связанных документах также будет отражено в виде зеленой галочки, что и счет и СФ к данной продаже сформированы. Чтобы создать ЭСФ нужно нажать на «+» под столбцом «ЭСФ».
17. При нажатии на «+» откроется форма ЭСФ, сформировать которую можно с помощью кнопки «Добавить документ».
18. Откроется черновик «Выписанной основной ЭСФ». Документ можно отправить сразу в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки. Как видим, создание ЭСФ в сервисе «Mybuh.kz» -несложный и быстрый процесс. Документы формируются автоматически. Главное –изначально верно заполнить реквизиты свои и контрагента и ввести в сервис данные об остатках на складе. Можно выписывать ЭСФ и без включения функции контроля остатков, но рекомендуем пользоваться этой функцией, чтобы следить за движением товаров на складе.

Импорт ЭСФ из сервиса «Mybuh.kz» в ИС ЭСФ

Созданную в сервисе «Mybuh.kz» ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ.

Если вы отправляете ЭСФ из сервиса «Mybuh.kz» в ИС ЭСФ в первый раз, то при нажатии на кнопку «Отправить в ИС ЭСФ» система запросит данные для подключения к ИС ЭСФ:

• Загрузить AUTH файл ЭЦП
• Ввести пароль от ЭЦП
• Ввести пароль от входа на портал ЭСФ

Если Вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, то следует предварительно (перед созданием ЭСФ в сервисе «Mybuh.kz») зарегистрироваться на портале ИС ЭСФ, перейдя по ссылке www.esf.gov.kz. О том, как это сделать, инструкция ниже.

Если вы ранее уже были зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, необходимо выбрать ключ ЭЦП для авторизации, ввести необходимые пароли и подключиться к порталу с помощью кнопки «Подключиться».

После подключения следует нажать на кнопку «Отправить», подписать отправку ЭЦП, после чего система выдаст уведомление о том, что ЭСФ успешно отправлена в ИС ЭСФ.

Статус вашего ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить нажав на синий значок обновления. После того, как ЭСФ будет успешно принят сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки Вы также можете отозвать ЭСФ воспользовавшись соответствующей кнопкой «Отозвать»

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно открыв журнал ЭСФ во вкладке «Продажа и покупка» и нажав соответствующую кнопку - «Обновить статусы»

Также подключиться к порталу ИС ЭСФ можно без создания документов в разделе «Моя организация», подраздел «Подключение к ИС ЭСФ», точно таким же образом введя ключ аутентификации (AUTH) и пароли.

После ведения паролей статус сменится с «Подключиться» на «Подключено».

После этого можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ (раздел «Продажа и покупка»).

Таким образом, импорт ЭСФ из сервиса «Mybuh.kz» в ИС ЭСФ –несложная процедура, максимально автоматизированная. А интуитивно понятный интерфейс сервиса «Mybuh.kz» позволит легко разобраться в процессе отправки даже новичку.

Информационная система ИС ЭСФ: как зарегистрироваться на портале.

Для вашего удобства мы подготовили инструкцию по регистрации организации на портале ИС ЭСФ, если ранее вы не были там зарегистрированы.

При переходе по ссылке www.esf.gov.kz откроется Главная страница портала. От пользователя потребуется сначала установить модуль ЭСФ в ПО NCLayer согласно инструкции портала.

После установки модуля ЭСФ необходимо зарегистрироваться на портале ИС ЭСФ. Для этого следует нажать на ссылку «Как зарегистрироваться».

Затем следует:

1. Выбрать вид регистрации (ИП, ЮР лицо, физлицо), а также дополнительный вид регистрации, если требуется зарегистрировать также оператора или поверенного (эта опция не является обязательной). Нажать на кнопку «Начать регистрацию».

   Для регистрации понадобятся следующие документы:

   • данные по организации и руководителю или физ. лицу
   • номера свидетельств
   • телефоны
   • e-mail

2. Выбрать Сертификат (Ключ ЭЦП) для подписи и ввести пароль

3. Далее заполнить регистрационные данные (телефон, e-mail, придумать пароль, паспортные данные)

4. Принять условия соглашения и подписать Ключом ЭЦП

5. Далее на указанную электронную почту (e-mail) придет запрос о подтверждении, перейдите по ссылке и можете начинать работу в ИС ЭСФ (Портале ЭСФ)