Командированный работник не предоставил билеты: как отнести расходы на вычеты?

При направлении сотрудника в командировку ему оплачивается проезд, проживание в гостинице и суточные. Данные расходы при должном документальном подтверждении можно затем отнести на вычет по КПН при заполнении декларации ф.100.00. Но как быть, если работник не смог предоставить бухгалтерии подтверждение проезда (билеты или посадочные талоны)? Можно ли в этом случае относить на вычет командировочные расходы (включая сточные)? Достаточно ли для отнесения на вычет акта выполненных работ, выданного гостиницей, и командировочного удостоверения?

Обратимся к НК РК.

Согласно п. 1, 2 ст. 244 НК РК вычету по КПН подлежат следующие расходы по служебным командировкам:

• расходы на проезд к месту командировки и обратно (на основании документов, подтверждающих данные расходы)

• расходы на наем жилища (на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения);

• суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика;

• если командировка зарубежная -стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования (на основании документов, подтверждающих такие расходы).

При этом подтверждением проезда являются: электронный билет, документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета, посадочный талон на бумажном носителе или в электронном виде.

Место командировки указывается в приказе или письменном распоряжении работодателя о направлении работника в командировку.

Время нахождения в командировке определяется также на основании приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку либо исходя из количества дней командировки указанных в документах, подтверждающих проезд, включая даты выбытия и прибытия или иных документах, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Отметим, что ни ТК РК, ни НК РК не содержат понятие «командировочное удостоверение». Его необходимость для себя определяет сама организация. И если она сочтет, что такой документ требуется для организации учета, это следует закрепить во внутренних нормативных документах компании - учетной политике, положении о командировках и т. п. Там же следует определить форму командировочного удостоверения, порядок его выдачи и оформления, кто именно должен делать отметки о пребывании (принимающая организация или гостиница) и т. п.

Таким образом, если сотрудник смог предоставить в бухгалтерию только командировочное удостоверение (при условии, что составление этого документа закреплено в учетной политике данной организации) и АВР, то это может считаться подтверждением факта проезда туда и обратно. Факт оплаты билетов на проезд можно подтвердить чеками ККМ или исходящим платежным поручением. Факт проживания в гостинице подтверждает АВР. Суточные расходы также подтверждаются командировочным удостоверением, поскольку НК РК допускает, что при отсутствии документов, подтверждающих проезд, количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика (пп.2 п.2 ст.244 НК РК).

Таким образом, несмотря на то, командировочное удостоверение не является обязательным документом и не регламентируется НК РК и ТК РК, оно относится к категории «других документов», которыми можно подтвердить факт нахождения работника в командировке. Главное, чтобы понятие и порядок применения командировочного удостоверения был закреплен в учетной политике конкретной организации.

Поскольку факты расходов подтверждаются, расходы на проезд, проживание и суточные можно отнести на вычеты по КПН.

Затрудняетесь с заполнением декларации ф.100.00? Вам помогут специалисты «Mybuh.kz». Также мы предлагаем услугу полного бухгалтерского обслуживания (аутсорсинг) вашей организации. Оставьте заявку и мы проконсультируем вас об условиях и тарифах.