2374
Обратимся к нормативной базе: ТК РК.
Согласно пп.81 п.1 ст.1 ТК РК, уведомление – это заявление работника или работодателя в письменной форме (бумажной или электронной, заверенной ЭЦП), представленное нарочно, почтой, курьером, по факсу, по электронной почте или иным способом с обеспечением авторизации, идентификации работника или работодателя.
Следовательно, необходимость письменного уведомления в правоотношениях между работником и работодателем закреплена в ТК РК, а значит, без письменного оформления дел не обойтись.
Уведомление в письменном виде должно оформляться при приеме на работу или направлении работника в отпуск. Оформляется уведомление в виде соответствующего заявления.
По каждому работнику необходимо вести личную карточку (личное дело). В нем же хранятся копии приказов, касающихся как в целом всего персонала организации, так и данного сотрудника (о предоставлении отпусков, привлечении к сверхурочной работе и т.д.). Там же можно хранить и заявления работников. Тщательное хранение документации по кадрам –не только вмененная законом обязанность работодателя. Это позволит в случае трудового спора отстоять свои интересы и права.
Так, например, если работника увольняют в связи с переводом в другую организацию, то ст.55 ТК РК прямо требует наличия письменного заявления работника. Без его наличия увольнение можно оспорить, что грозит работодателю выплатой компенсаций, оплатой судебных издержек, штрафов и т.д.
Аналогичные ситуации с предоставлением отпуска без сохранения зарплаты или и отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: ст. 97 и ст. 100 ТК РК также требуют наличия письменного заявления работника.
Другой вопрос, что нет обязанности вести и хранить всю кадровую документацию именно в бумажном виде. Если есть техническая возможность, учет кадрового делопроизводства можно вести электронно, а все заявления могут подписываться ЭЦП.
Таким образом, в попытке оптимизировать свою работу можно допустить нарушение законодательства, а это, в свою очередь, грозит работодателю дополнительными расходами. По возможности кадровое делопроизводство следует перевести в электронный формат, что облегчит работу кадровика или лица, исполняющего его функции. Но отказаться от ведения документов, которые требуются по закону –нельзя.
Облегчить кадровую работу с минимумом затрат и без наличия дорогостоящего программного обеспечения вы можете с помощью сервиса онлайн-бухгалтерии «Mybuh.kz». Кроме ведения учета и формирования налоговой отчетности, сервис позволяет в легко и быстро формировать документы по приему в штат работников и вести учет трудящихся по договорам ГПХ, а также начислять зарплату в автоматическом режиме.
Оставьте заявку и мы проконсультируем вас о возможностях сервиса и действующих тарифах. Первые две недели пользования сервисом –бесплатно!
