Как выбрать лучшую бухгалтерскую компанию в РК?

Вы взвесили все плюсы и минусы и приняли решение, что для вашей компании оптимальным вариантом будет передача ведения учета на аутсорсинг. Отлично! Следующий шаг – выбрать бухгалтерскую компанию. Но по каким критериям выбирать? Ведь обслуживающих компаний, которые оказывают услуги аутсорсинга, немало. Существует ли рейтинг бухгалтерских компаний Казахстана? Мы подскажем Вам, как определиться с выбором не интуитивно, а на основе логики.

Почему официальных "рейтингов" бухгалтерских компаний не существует и как сделать выбор?

Не будем долго томить и скажем сразу - официальных рейтингов у аутсорсинговых компаний в Казахстане нет. Клиенты банков или страховых компаний могут ориентироваться на рейтинг таких организаций и присвоенная категория будет соответствовать действительности. Но с аутсорсинговыми компаниями все обстоит иначе:

·       нет компетентного органа или организации, которые занимались бы оценкой и составлением рейтинга частных аутсорсинговых компаний и несли бы ответственность за результаты оценки;

·       нет утвержденных критериев оценки;

·       такие компании имеют широкую линейку услуг, от разовых до комплексного обслуживания, при этом каждый клиент имеет свою «сложность» в обслуживании, что затрудняет выработку единого подхода к оценке.

Например, компания может качественно выполнять услуги по сдаче отчетности, но не заниматься ведением учета производства или ВЭД. Либо может обслуживать только небольшие ИП, не принимая крупных клиентов со сложным учетом. В этом случае просто некорректно будет пытаться приводить все аутсорсинговые компании к «общему знаменателю», в попытке выставить им рейтинг.

При выборе лучшей бухгалтерской компании для себя следует ориентироваться не на «топ бухгалтерских компаний», не на списки крупнейших налогоплательщиков или другие нерелевантные «рейтинги», а на четкие объективные критерии выбора. Расскажем подробнее, на что же потенциальному клиенту обратить внимание при выборе.

8 ключевых критериев для оценки бухгалтерской компании

Итак, на что клиенту ориентироваться при подборе обслуживающей компании? На основе каких критериев составить свой собственный рейтинг аутсорсинга в Алматы, рейтинг аутсорсинга в Астане (а именно здесь чаще всего базируются офисы обслуживающих компаний) или в любом другом городе Казахстана? Мы предлагаем проанализировать каждого потенциального партнера на соответствие 8 ключевым критериям.

Критерий 1: Прозрачность и детализация услуг.

Важнейший критерий - наличие подробного прайс-листа и описания услуг. Обслуживающая компания должна четко отвечать на вопрос самой себе – какие виды услуг она в состоянии качественно оказать своим клиентам. Невозможно объять необъятное, обслуживая одновременно и крупные производственные компании, и импортеров/экспортеров и мелкие ИП, параллельно занимаясь консалтингом, аудитом и т.д. Возможности каждой аутсорсинговой компании ограничены ее штатом и уровнем квалификации сотрудников. Поэтому каждая компания, ответственно относящаяся к своей работе, имеет вполне определенную «специализацию» и четкий перечень оказываемых услуг. Кто-то обслуживает небольшие ИП (микробизнес), кто-то МСБ, кто-то не принимает на обслуживание компании, ведущие ВЭД, или работающие в Астана Хаб и т.д.

Поэтому заявления о том, что «мы делаем все», не подкрепленные конкретным перечнем услуг с их подробным описанием должны насторожить потенциального клиента.

Помимо перечня услуг должна быть открыто указана стоимость каждой из них, либо, как минимум, диапазон «от… и до…». Особенно это касается типовых услуг.

Разумеется, бывают и сложные ситуации, когда стоимость услуг обсуждается в процессе заключения договора, но это скорее исключение. В общем случае аутсорсинг предполагает вполне прозрачный перечень услуг, а значит, клиент должен четко понимать, за что он платит.

Критерий 2: Подтвержденная экспертиза.

Следующий важный критерий - наличие сертификатов, кейсов, экспертного блога. Клиенту должна быть легко доступна информация о квалификации персонала компании, (например, имеется ли сертификат профессионального бухгалтера у того специалиста, которому будет поручено ведение учета).

Желательно, чтобы была возможность заранее ознакомиться с условиями типового договора на обслуживание, кейсами, отзывами, - с этой целью серьезные компании создают многостраничные сайты с подробной информацией, ведут экспертные блоги, социальные сети. Такая открытость не только перед клиентами, но и перед коллегами –бухгалтерами свидетельствует о том, что компания уверена в своей экспертности и не боится заявить о ней и отстоять ее публично.

Критерий 3: Надежность и безопасность.

Как минимум, необходимо наличие договора-оферты, в котором компания принимает на себя ответственность (в т.ч. финансовую ответственность) за сохранность персональных данных клиентов и соблюдение коммерческой тайны.

Критерий 4: Знание законодательства.

Ведение учета, составление налоговой отчетности – очень регламентированная сфера. Правительством, Минфином РК издается множество Приказов, Постановлений, писем, разъяснений и т.д. И все это непрерывно корректируется, обновляется, дополняется. Бухгалтеру (и обслуживающей компании в целом) все время необходимо держать руку на пульсе изменений текущего законодательства, отлично ориентироваться в текущих нормах и знать, чего ожидать в ближайшее время.

Как потенциальному клиенту заранее понять, насколько компания уделяет внимание изучению законодательства? Изучив открытые источники, например, сайт этой компании. Имеются ли в нем ссылки на законы (и актуальны ли они, не ведут ли на источники с устаревшей информацией), есть ли экспертные статьи-разъяснения, опять же, подкрепленные ссылками на нормы НК РК, различный НПА и т.д.

Это будет для клиента определенной гарантией того, что его учет будет вестись в соответствии с актуальными нормами законодательства.

Критерий 5: Реальный опыт и история.

Важно обратить внимание и на историю компании и наличие реального опыта. Безусловно, любая обслуживающая компания была когда-то новичком на рынке бухгалтерских услуг. И недавний год основания – абсолютно не показатель уровня компетентности. Но тем не менее, многолетняя история и большое количество клиентов (а проверить это можно по отзывам на электронных площадках) также будет дополнительным плюсом в пользу компании.

Критерий 6: Технологичность.

Общий курс на цифровизацию и технологичность нельзя игнорировать. Более того, они идут на пользу самой обслуживающей компании, упрощая и ускоряя ее работу, позволяя увеличить количество клиентов. Для самих же клиентов «продвинутость» обслуживающей компании в плане цифровых решений это удобство, доступ к информации и оперативность. Не лишним будет обратить внимание на то, может ли потенциальная обслуживающая компания предоставить клиентам доступ к облачной бухгалтерии, использует ли она электронный документооборот (ЭДО), онлайн-сервисы и т.д. В дальнейшей работе это будет существенным плюсом и сэкономит обеим сторонам договора массу времени.

Критерий 7: Качество коммуникации.

Неочевидный, но важный критерий: качество коммуникации. Сюда можно включить все:

·       формы обратной связи;

·       различные каналы связи;

·       скорость ответа менеджера;

·       соблюдение норм деловой этики в общении и переписке;

·       возможность предоставить клиенту персонального менеджера;

·       отзывы о сотрудниках компании.

И этот критерий свидетельствует не только о психологическом комфорте от сотрудничества (что также крайне важно), но и об общем серьезном подходе компании к делу и об уважении к своим клиентам.

Критерий 8: Отзывы на независимых площадках.

И наконец, для полной картины необходимо проанализировать отзывы на независимых площадках (на 2gis.kz, Google Maps и других). «Живые» отзывы реальных клиентов позволит составить мнение о компании и качестве обслуживания, проблемных местах.

Mybuh.kz — лидер онлайн-бухгалтерии

На рынке бухгалтерского аутсорсинга есть несколько типов игроков:

·       те, кто непосредственно оказывает услуги по обслуживанию (компании или частные специалисты);

·       посредники, которые сводят заказчика с исполнителями.

Важно заключить договор именно с тем, кто непосредственно выполняет работу и несет ответственность за результат.

Исполнителей также можно разделить на тех, кто ведет работу традиционным методом (офис, штат бухгалтеров, ряды папок с регистрами) и тех, кто специализируется в сфере онлайн-бухгалтерии.

Именно в сегменте онлайн-бухгалтерии и ведет свою деятельность «Mybuh.kz». Компания изначально строила свою работу с упором на цифровизацию и технологичность, что позволило Mybuh.kz за несколько лет занять лидирующие позиции в сегменте онлайн-бухгалтерии в Казахстане. И это утверждение не голословно: независимые обзоры, например, от livebusiness.asia, выносят онлайн-сервис «Бизнес-помощник» от «Mybuh.kz» на первые места рейтингов бухгалтерских программ и сервисов для сдачи отчетности через интернет.

Чек-лист для проверки потенциального партнера

 PDF-чек-лист с вопросами, которые нужно задать на встрече с представителем бухгалтерской компании, можно скачать здесь.

Как Mybuh.kz соответствует этим критериям?

Итак, Вы ознакомились с методикой выбора бухгалтерской компании для передачи ей учета на аутсорсинг.

Предлагаем проверить методику в деле и проверить, соответствует ли критериям идеального партнера компания «Mybuh.kz».

Таблица 1.