Накладная - создание и редактирование бланка товарной накладной

Сервис «Mybuh.kz» дает возможность быстро и легко оформлять все первичные документы, связанные с продажей товаров и услуг.

Основным документом, оформляемым при реализации товаров, является товарная накладная.

Расскажем, как создать и отредактировать накладную в онлайн-сервисе «Mybuh.kz». Также можно посмотреть подробную инструкцию в обучающем видео.

В первую очередь, для корректного заполнения накладной на реализацию, убедитесь, что подробно заполнены разделы:

• «Моя организация»;
• «Контрагенты»;
• «Склад».

В систему должны быть внесены полные реквизиты вашей организации и реквизиты покупателя, и заполнены данные о товарах и их количестве. Эти данные нужны для автоматического заполнения накладной, а затем и счета-фактуры.

Как создать новую накладную на реализацию?

Для непосредственного оформления накладной нужно перейти в раздел «Продажа и покупка», подраздел «Реализация», вкладка «Продажи» и нажать на кнопку «Новая продажа».

В открывшейся форме будут автоматически заполнены реквизиты вашей организации. Номер накладной, дата выписки и наименование склада (основного) будут также заполнены автоматически. При необходимости их можно поменять. Добавить новый склад, если его нет в выпадающем списке, можно в разделе «Моя организация», «Склады», «Добавить склад».

В форме накладной необходимо будет указать:

• наименование покупателя (выбрав из списка уже введенных в систему контрагентов или добавив нового непосредственно в форме);
• наименование отгружаемого товара;
• цену, количество и обложение НДС.

Можно добавлять неограниченное количество новых строк в накладную.

Если товары по накладной представитель покупателя будет получать по доверенности, необходимо передвинуть «бегунок» с надписью «По доверенности» вправо и заполнить данные о доверенном лице.

Заполненный документ можно сохранить как черновик и затем вернуться к нему позже, либо нажать на кнопку «Сохранить и провести». В этом случае документ будет проведен в учете, а реализация оформлена.

После проведения документа откроется печатная форма накладной. Поставив «галочку» в нижней части экрана можно вставить в накладную подпись руководителя (факсимиле) и печать организации. Предварительно сканы оттиска печати и образца подписи должны быть внесены в разделе «Моя организация». О том, как это сделать, подробнее узнайте здесь.

В верхней левой части экрана доступны различные действия с накладной. Ее можно:

• Изменить;
• Скопировать;
• Скачать;
• Распечатать;
• Отправить покупателю по e-mail;
• Удалить.

В верхней правой части экрана доступна отмена ранее проведенной накладной (кнопка «Отменить проводку»), а также можно просмотреть связанные документы (счет на оплату и счет-фактуру). Там же можно добавить документ на возврат, если впоследствии покупатель вернет товар.

Если требуется отправить покупателю накладную в электронном виде, это можно сделать, нажав на кнопку «Отправить».

В открывшейся форме отправки необходимо указать e-mail покупателя (выбрать ранее внесенный в разделе «Контрагенты» электронный адрес или внести непосредственно в форме).

Можно поставить «галочки» в соответствующих строках для получения копии документа себе на почту или для вставки электронных оттисков печати и факсимиле.

Обратите внимание, что тема письма и краткий сопроводительный текст формируются автоматически. При желании их можно изменить.

После заполнения формы отправки нажмите «Отправить». Покупатель получит накладную в формате PDF.

Нажав на стрелку «В реестр» в верхней части печатной формы накладной можно вернуться в реестр накладных. Все проведенные документы будут отражаться в реестре.

Если впоследствии опять потребуется вернуться в печатную форму, следует нажать на порядковый номер документа по столбцу «№ продажи».

Как видите, создание накладной в сервисе «Mybuh.kz» не составляет никакого труда. Главное –полностью и верно внести реквизиты своей организации и контрагента, а также следить за внесением данных об остатках и приходе товаров в систему. Остальное сервис заполнит автоматически.

Как отредактировать проведенную накладную?

Если нужно внести изменения в уже сохраненную и проведенную накладную, необходимо открыть ее печатную форму (в реестре накладных нажать на номер накладной).  Затем нажать на кнопку «Изменить».

В открывшемся диалоговом окне необходимо подтвердить действие по отмене проведения ранее сохраненного документа.

После этого откроется форма редактирования, в которой можно изменить любой реквизит (например, количество или цену товара). Затем нажать «Сохранить изменение».

После сохранения изменений снова откроется печатная форма накладной и ее потребуется заново провести. Для этого в правой части экрана нажмите на «Провести документ».

Потребуется еще раз подтвердить факт продажи.

Убедиться в том, что скорректированная накладная проведена в учете можно, проверив наличие кнопки «Отменить проводку». Ее наличие означает, что документ проведен в системе.

Таким образом, редактирование созданной накладной также не представляет никакой сложности для пользователя онлайн-сервиса «Mybuh.kz».

Нажав на стрелку «В реестр» можно перейти в реестр накладных, обновить сессию и убедиться, что в реестре накладных изменения (например, итоговая сумма накладной) также сохранены.