Товары, Склад, Инвентаризация

Возможности сервиса, доступного в разделе «Товары» сгруппированы в 5 основных блоков -кнопок:

• Счет на оплату;
• Отгрузить;
• Оприходовать;
• Инвентаризация;
• Добавить.

Как завести товар в систему?

При начале работы с сервисом необходимо ввести товарную номенклатуру, с которой затем будет работать пользователь раздела, выписывая документы. Для этого предназначена кнопка «Добавить», затем необходимо выбрать «Товар».

В открывшейся форме заполняется:

1.      название товара;

2.      артикул;

3.      штрих-код;

4.      ТНВЭД;

5.      производитель;

6.      единица измерения (в т.ч. -в электронном счете-фактуре);

7.      цена;

8.      комментарий (при необходимости).

Затем внизу формы необходимо нажать «Добавить». Наименование добавленного товара появится в таблице в средней части экрана –реестре документов.

Добавленные товары затем можно найти в системе с помощью функции «Поиск» (значок лупы).

Аналогичным образом в систему заводятся и новые товары, которые приходуются в процессе ведения деятельности.

Как оприходовать товар?

После того, как наименование определенного товара заведено в систему, можно будет его оприходовать на склад. Основанием для прихода будет являться накладная, полученная от поставщика.

Процедура следующая:

• поставщик выставляет счет на оплату;
• компания оплачивает товар на основании полученного счета;
• компания выписывает доверенность на сотрудника (срок действия -10 дней), чтобы он имел право получить товар;
• при получении товара сотрудник предъявляет доверенность представителю поставщика;
• от поставщика сотрудник получает товар, накладную и счет-фактуру;
• приходные документы сдаются бухгалтеру (или тому лицу, которое ответственно за учет в компании), а товар приходуется на склад.

Для оформления прихода предназначена кнопка «Оприходовать». Для прихода необходимо нажать «Оприходовать», «По накладной». В открывшейся форме накладной необходимо выбрать:

1.      наименование поставщика;

2.      наименование, количество и закупочную цену полученного товара;

3.      сохранить документ.

Информация в создаваемой электронной накладной должна дублировать сведения из «бумажной» накладной, которую поставщик выдал вместе с товаром.

Затем необходимо перейти назад в раздел «Товары» и в общей таблице-реестре в средней части экрана можно будет увидеть товар, который был оприходован посредством накладной.

Для удобства пользователей на сайте имеется видеоинструкция «Как оприходовать товар».

Как оформить реализацию товара?

Для оформления реализации товара в системе предназначены две кнопки:

• Счет на оплату;
• Отгрузить.

Счет на оплату формируется в том случае, если товар компания продает на условии предоплаты. В этом случае счет выставляется покупателю, чтобы он смог внести сумму предоплаты на указанные в счете реквизиты.

Оформление реализации товара в сервисе «Mybuh.kz» возможно двумя способами:

• через раздел «Документы», «Продажи», «Накладные», «Счета-фактуры»;
• через раздел «Товары».

Во втором случае в разделе «Товары» необходимо:

1.      выбрать «Отгрузить», «По накладной»;

2.      в открывшейся форме накладной выбрать наименование клиента (покупателя);

3.      при необходимости оформить доверенность;

4.      указать номер договора;

5.      наименование, количество и цену реализуемого товара;

6.      сохранить документ.

В реестре документов сформированная накладная появится верхней строкой.

Необходимо кликнуть по сроке, и тем самым войти в документ. Сдвинуть вправо бегунок «Печать и подпись» в правой части экрана. Сформируется готовая накладная на реализацию, которую можно:

• Сохранить (скачать на ПК);
• Отправить покупателю;
• Распечатать;
• Копировать;
• Удалить;
• Закрыть.

Далее на основании накладной необходимо сформировать счет-фактуру (соответствующая функция находится в нижней правой части экрана) и сохранить ее.

Покупатель обязан поставить на накладной печать и подпись, тем самым подтверждая факт получения отгруженного ему товара.

Наглядно процедуру оформления реализации товаров можно увидеть в видеоинструкции «Как отгрузить товар».

Как оформить результаты инвентаризации?

Инвентаризация –один из основных приемов контроля за сохранностью товаров и обеспечения ведения качественного складского и бухгалтерского учета. Ее периодически проводят все предприятия и организации (как минимум –ежегодно). Основанием для ее проведения является приказ руководителя, который определяет дату проведения инвентаризации и состав членов инвентаризационной комиссии.

Члены комиссии:

• пересчитывают фактические остатки товаров на складе;
• вносят данные в инвентаризационную опись;

подписывают каждую страницу описи, совместно с материально ответственным лицом (заведующим складом).

Опись затем передается в бухгалтерию, и на ее основании составляется сличительная ведомость- документ, в котором сравниваются данные об остатках товаров по бухгалтерскому учету и фактических остатков. Также в сличительной ведомости указывается количество и сумма выявленных излишков и недостач.

Согласно правилам, излишки не могут идти в зачет недостачи, выявленной по другим товарам. Они приходуются на склад и признаются доходом организации.

Суммы недостач:

• либо списываются на расходы организации, не идущие на вычеты;
• либо удерживаются из заработной платы материально-ответственного лица (с его письменного согласия или по решению суда)