Электронный документооборот: в чем польза для организации.

Электронный документооборот: в чем польза для организации.

#Полезное #Бухгалтерия

Опубликовано: 29.10.2020 Количество просмотров 35968
ЭДО охватывает все большее количество отраслей, не исключением стал и документооборот между организациями. На казахстанском рынке существует несколько систем электронного документооборота. О том, что собой представляет электронный документооборот (ЭДО), как он работает, можно ли его интегрировать с программой 1С бухгалтерия и другими учетными системами, в его чем преимущество и польза для организаций, узнайте далее.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

ЭДО – это способ организации работы с документами, специализированный электронный сервис обмена оригиналами электронных документов между организациями, посредством сети интернет.

Если традиционный бумажный вариант обмена документами между контрагентами занимает много времени и несет риск утери важного документа, то система электронного документооборота сводит эти риски к нулю.

Также контрагенты экономят:

  • бумагу;
  • расходы на содержание и обслуживание офисной оргтехники;
  • расходы на услуги курьера или почтовые услуги.

Все привычные бумажные документы в ЭДО имеют электронный формат. Электронный документ это полноценный аналог бумажного договора, счет-фактуры, накладной и т.д. и имеет такую же юридическую значимость, поскольку заверяется электронной подписью.

Какими НПА регулируется ЭДО в Казахстане?

Нормативной базой, регулирующей сферу ЭДО в Казахстане, является:

  • Закон №370 от 07.01.2003 г.;
  • Гражданский Кодекс (п.2 ст.152)

Помимо этого, Минфин РК давал официальный ответ на вопрос касательно того, обязаны ли организации предоставлять при налоговой проверке проверяющим бумажные оригиналы документов, заверенные «живыми» печатями и подписями, в случае, если эти документы были сформированы ранее в электронном виде.

Согласно Ответу, зарегистрированному за №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 от 22.02.2019 г., при наличии электронных документов, заверенных электронной подписью, предоставление бумажных оригиналов проверяющим не требуется. Достаточно распечатки копии из базы ЭДО по требованию проверяющего лица. Таким образом, признается юридическая значимость электронных документов наравне с традиционными бумажными документами.

Что такое система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) это программное решение, обеспечивающее подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения документов между отправителем и получателем и обеспечивающее движение этих документов в электронном виде по электронным каналам связи.

С помощью СЭД можно оптимизировать и автоматизировать не только обмен бухгалтерскими документами, но и:

  • общее делопроизводство в организации;
  • управление договорами;
  • работу с обращениями и заявками;
  • кадровые процессы;
  • межкорпоративный документооборот;
  • согласование документов ответственными лицами.

На казахстанском рынке существует довольно широкий выбор СЭД, и делая выбор в пользу определенного решения организации необходимо ориентироваться на:

  • возможность адаптировать ее под нужды конкретной организации;
  • простота использования и высокая производительность;
  • наличие простого и удобного доступа из любой точки мира;
  • соотношение цены и качества.

В чем преимущества использования ЭДО для организаций?       

Помимо экономии средств, внедрение СЭД и использование ЭДО значительно ускоряет саму процедуру обмена документами, что особо важно в отчетные периоды, либо в случае, когда контрагенты находятся в географическом удалении от организации и доставка бумажных документов длительна или затруднена.

Основные преимущества ЭДО:

  • документы можно выгружать в систему ЭДО напрямую из 1С;
  • ошибочно отправленные документы можно мгновенно отозвать;
  • отправке подлежат документы любого формата;
  • система ЭДО обеспечивает безопасность и сохранность отправленных документов.

Выгоды от перехода на ЭДО для организации:

  • повышение скорости движения документов внутри организации и обмена документами с контрагентами;
  • ускорение процесса принятия управленческих решений
  • мобильный круглосуточный доступ к информации;
  • безопасность доступа к информации
  • сокращение расходов на содержание архива документов;
  • интеграция с учетными системами.

Внедрение ЭДО –важный шаг в развитии компании, который не только поможет сэкономить время и средства, но и выгодно выделит организацию среди конкурентов.

Насколько полезна была статья?

(0)
___PSEUDO_INLINE_PLACEHOLDER___
Оставить комментарий
Все комментарии
Загрузка кода...

Новые видео на Youtube

Не пропусти всё самое интересное на нашем канале!

Перейти на канал

Больше интересных статей

# Полезное # Бухгалтерия

Работа по совместительству: какие налоги и соцплатежи удерживать с дохода работника?

Какие налоги и социальные платежи удерживаются с доходов работника, трудящегося по совместительству. Нужны ли какие-либо справки с основного места работы.

# Полезное # Бухгалтерия

Основные средства реализованы выше или ниже балансовой стоимости: как отразится на налогообложении?

Какие налоговые обязательства возникнут у компании, если основные средства реализованы по цене выше или ниже балансовой стоимости.

# Полезное # Персонал

Как производится расчет отпускных согласно закону: основные правила

Работники организаций, которые не воспользовались правом на ежегодный отпуск, получают компенсацию за него. Ее размер определяют, исходя из среднедневного заработка сотрудника.

# Новости # Бухгалтерия

Окончательный расчет при увольнении: что будет основанием для оплаты?

На каком основании выплачивается окончательный расчет при увольнении. Какие документы должны быть в бухгалтерии.

# Новости # МРП в Казахстане

Забыл пароль от ЭЦП: можно ли восстановить.

Что делать, если забыл пароль от ЭЦП. Можно ли восстановить пароль.

# Полезное # Бухгалтерия

Учредитель ТОО - резидент РФ с ВНЖ в Казахстане получает дивиденды: удерживать ли ИПН?

Удерживать ли ИПН с дивидендов, выплачиваемых учредителю ТОО –резиденту РФ, имеющему ВНЖ в Казахстане. Какую ставку ИПН применять.

# Полезное # Персонал

Что такое ИИН и как получить ИИН.

Что такое ИИН. Для чего он применяется. Как и где получить ИИН. Как получить ИИН иностранцу. Чем полезен портал Egov.kz при получении ИИН.

# Полезное # Режимы налогооблажения

ИП по патенту - как получить и вести бизнес в Казахстане?

Что нужно знать начинающему предпринимателю о спецрежиме ИП по патенту.Особенности спецрежима «ИП по патенту». Сколько и какие налоги обязан уплачивать предприниматель. Как получить патент с помощью Mybuh.kz.

# Полезное # Бухгалтерия

Дополнительная форма 100.00: в какой строке указать КПН «с минусом»?

В какой строке указать «минусовой» КПН, если сдается дополнительный отчет ф.100.00. За какой период можно пересдать ф.100.00.

# Полезное # Бухгалтерия

Командировка превысила 40 дней: что включать в налогооблагаемый доход работника?

Какие суммы включать в налогооблагаемый доход работника, если дни командировки  превысили 40 дней.

# Полезное # Бухгалтерия

Сколько хранить кассовые документы без применения ККМ онлайн

В течение какого срока хранить кассовые документы ККМ без функции передачи данных.

# Полезное # Бухгалтерия

Директор ТОО –нерезидент: как оплачивать зарплатные налоги?

Как удерживать ИПН и соцплатежи с зарплаты директора ТОО, если он –нерезидент (гражданин РФ).

# Новости # Юридические услуги

Как уволиться без обязательной отработки?

Как уволиться с работы, не отрабатывая обязательный месячный срок. Есть ли законные способы увольнения без отработки.

# Полезное # Бухгалтерия

Может ли ТОО оформить беспроцентный заем от своих учредителей?

Можно ли ТОО получать займы от своих учредителей на покрытие текущих расходов. Как учитывать такие займы.

# Новости # НДС, СНТ, ЭСФ

У кого есть обязанность по выписке ЭСФ в 2024 г.

Нужно ли ип по упрощенке и по общеустановленному режиму выписывать эсф? Кто обязан выписывать ЭСФ в 2024 г.

# Полезное # Бухгалтерия

Может ли цена продажи за наличные отличаться от цены, если оплата проходит переводом

Законно ли устанавливать разные цены в зависимости от способа оплаты.

# Полезное # ИП и ТОО

Государственный грант на открытие своего бизнеса

Кто может рассчитывать на получение безвозмездного гранта от государства в сумме до 400 МРП на запуск своего дела. На каких условиях выдается грант. Куда обратиться для оформления и какие документы потребуются.

# Новости # Бухгалтерия

Больничный лист выдан за рубежом: можно ли принять его к учету.

Можно ли принять к учету больничный лист, выданный работнику в другой стране.

# Полезное # О налогах

Налог с продажи квартиры: когда и сколько платить.

Налог при продаже квартиры в Казахстане: что нужно знать продавцу? В каком случае придется уплатить налог с продажи квартиры. Сколько придется заплатить. Сколько придется заплатить, если продавец –иностранец. Как уменьшить сумму к уплате или вообще избавиться от этой обязанности.

# Полезное # Бухгалтерия

Лизинг основных средств: как учитывать основной долг и вознаграждение?

Как отражать в учете суммы основного долга и вознаграждения по договору лизинга основных средств.

Наши сервисы