Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
ЭДО – это способ организации работы с документами, специализированный электронный сервис обмена оригиналами электронных документов между организациями, посредством сети интернет.
Если традиционный бумажный вариант обмена документами между контрагентами занимает много времени и несет риск утери важного документа, то система электронного документооборота сводит эти риски к нулю.
Также контрагенты экономят:
- бумагу;
- расходы на содержание и обслуживание офисной оргтехники;
- расходы на услуги курьера или почтовые услуги.
Все привычные бумажные документы в ЭДО имеют электронный формат. Электронный документ это полноценный аналог бумажного договора, счет-фактуры, накладной и т.д. и имеет такую же юридическую значимость, поскольку заверяется электронной подписью.
Какими НПА регулируется ЭДО в Казахстане?
Нормативной базой, регулирующей сферу ЭДО в Казахстане, является:
- Закон №370 от 07.01.2003 г.;
- Гражданский Кодекс (п.2 ст.152)
Помимо этого, Минфин РК давал официальный ответ на вопрос касательно того, обязаны ли организации предоставлять при налоговой проверке проверяющим бумажные оригиналы документов, заверенные «живыми» печатями и подписями, в случае, если эти документы были сформированы ранее в электронном виде.
Согласно Ответу, зарегистрированному за №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 от 22.02.2019 г., при наличии электронных документов, заверенных электронной подписью, предоставление бумажных оригиналов проверяющим не требуется. Достаточно распечатки копии из базы ЭДО по требованию проверяющего лица. Таким образом, признается юридическая значимость электронных документов наравне с традиционными бумажными документами.
Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота (СЭД) это программное решение, обеспечивающее подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения документов между отправителем и получателем и обеспечивающее движение этих документов в электронном виде по электронным каналам связи.
С помощью СЭД можно оптимизировать и автоматизировать не только обмен бухгалтерскими документами, но и:
- общее делопроизводство в организации;
- управление договорами;
- работу с обращениями и заявками;
- кадровые процессы;
- межкорпоративный документооборот;
- согласование документов ответственными лицами.
На казахстанском рынке существует довольно широкий выбор СЭД, и делая выбор в пользу определенного решения организации необходимо ориентироваться на:
- возможность адаптировать ее под нужды конкретной организации;
- простота использования и высокая производительность;
- наличие простого и удобного доступа из любой точки мира;
- соотношение цены и качества.
В чем преимущества использования ЭДО для организаций?
Помимо экономии средств, внедрение СЭД и использование ЭДО значительно ускоряет саму процедуру обмена документами, что особо важно в отчетные периоды, либо в случае, когда контрагенты находятся в географическом удалении от организации и доставка бумажных документов длительна или затруднена.
Основные преимущества ЭДО:
- документы можно выгружать в систему ЭДО напрямую из 1С;
- ошибочно отправленные документы можно мгновенно отозвать;
- отправке подлежат документы любого формата;
- система ЭДО обеспечивает безопасность и сохранность отправленных документов.
Выгоды от перехода на ЭДО для организации:
- повышение скорости движения документов внутри организации и обмена документами с контрагентами;
- ускорение процесса принятия управленческих решений
- мобильный круглосуточный доступ к информации;
- безопасность доступа к информации
- сокращение расходов на содержание архива документов;
- интеграция с учетными системами.
Внедрение ЭДО –важный шаг в развитии компании, который не только поможет сэкономить время и средства, но и выгодно выделит организацию среди конкурентов.
КОММЕНТАРИИ 2