9351
Электрондық құжат айналымы (ЭҚА) дегеніміз не?
ЭҚА - бұл құжаттармен жұмысты ұйымдастыру әдісі, Интернет арқылы ұйымдар арасында, электрондық құжаттардың түпнұсқаларын айырбастауға арналған, мамандандырылған электрондық қызмет.
Егер, контрагенттер арасындағы құжаттардың алмасуының дәстүрлі қағаз нұсқасы, ұзақ уақытты қажет етсе және маңызды құжатты жоғалту қаупін туғызса, онда электрондық құжат айналымы жүйесі, бұл тәуекелдерді нөлге дейін төмендетеді.
Сондай-ақ, контрагенттердің үнемдейтіні:
• қағаз;
• кеңсе техникасын ұстауға және қызмет көрсетуге шығындар;
• курьерлік немесе пошта қызметтерінің шығындары.
Барлық әдеттегі қағаз құжаттар, ЭҚА-да электронды форматта. Электрондық құжат - бұл қағаз шартының, шот-фактураның, шот-фактураның және т.б. толыққанды аналогы және оның заңды мәні бар, өйткені ол электронды қолтаңбамен куәландырылған.
Қазақстанда ЭҚА-мы, қандай нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі?
Қазақстандағы ЭҚА саласын реттейтін нормативтік-құқықтық база:
• 2003.07.07-ші жылғы № 370-ші Заңы;
• Азаматтық кодекс (152-ші бабының 2-ші тармағы)
Сонымен қатар, Қазақстан Республикасының Қаржы министрлігі, ұйымдар- салықтық тексерулер кезінде тексерушілерге «тірі» мөрлермен, қолтаңбасымен куәландырылған құжаттардың қағаз түпнұсқаларын міндетті түрде беруге міндетті ме, егер бұл құжаттар бұрын электронды түрде жасалған болса, деген сұраққа ресми жауап берді..
02.10.2019-шы жылдан №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671нөмірімен тіркелген Жауапқа сәйкес, электрондық қолтаңбамен куәландырылған, электрондық құжаттар болған жағдайда, тексерушілерге қағаз түпнұсқаларын ұсыну, талап етілмейді. ЭҚА дерекқорынан көшірмені, тексерушінің талабы бойынша басып шығару жеткілікті. Осылайша, электрондық құжаттардың құқықтық маңызы, дәстүрлі қағаз құжаттарымен бір деңгейде танылады.
Электрондық құжат айналымы жүйесі дегеніміз не?
Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) - бұл жөнелтуші мен алушы арасындағы құжаттарды дайындауды, ресімдеуін, бекітуін, орындалуын бақылауды қамтамасыз ететін және осы құжаттардың электронды байланыс каналдары арқылы, қозғалысын қамтамасыз ететін, бағдарламалық шешім.
ЭҚАЖ-нің көмегімен бухгалтерлік құжаттармен алмасуды ғана емес, сонымен қатар оңтайландыруға және автоматтандыруға болады:
• ұйымдағы жалпы іс жүргізу;
• келісімшартты басқару;
• өтініштермен және ұсыныстармен жұмыс;
• кадрлық процестер;
• бірлескен құжаттар айналымы;
• жауапты тұлғалардың құжаттарды бекітуі.
Қазақстандық нарықта ЭҚАЖ-нің едәуір кең таңдауы бар және нақты шешімді таңдау кезінде, ұйым мыналарға назар аударуы керек:
• оны белгілі бір ұйымның қажеттіліктеріне, бейімдеу мүмкіндігі;
• қолданудың қарапайымдылығы және жоғары өнімділік;
• әлемнің кез келген нүктесінен, қарапайым және ыңғайлы қол жетімділіктің болуы;
• құны мен сапасының сәйкестігі.
Ұйымдар үшін ЭҚА-ын қолданудың қандай артықшылықтары бар?
Ақшаны үнемдеуден басқа, ЭҚАЖ-сін енгізу және ЭҚА-мын қолдану, құжаттар алмасу процедурасын едәуір жеделдетеді, бұл әсіресе есепті кезеңдерде, немесе контрагенттер географиялық жағынан ұйымнан алыс және қағаз құжаттардың жеткізілімі ұзақ немесе қиын болған жағдайда, маңызды.
ЭҚА-ның негізгі артықшылықтары:
• құжаттарды ЭҚА жүйесіне 1С-тен, тікелей жүктеуге болады;
• қате жіберілген құжаттарды, бірден жоюға болады;
• кез-келген форматтағы құжаттар, жіберілуге жатады;
• ЭҚА жүйесі жіберілген құжаттардың қауіпсіздігі мен сақталуын қамтамасыз етеді.
Ұйым үшін ЭҚА-на ауысудың артықшылықтары:
• ұйым ішіндегі құжаттардың жылдамдығын арттыру және контрагенттермен құжаттар алмасу;
• басқару шешімдерін қабылдау процесін жеделдету
• ақпаратқа тәулік бойғы мобильді, қол жетімділік;
• ақпаратқа қол жетімділіктің қауіпсіздігі
• құжаттардың мұрағатын жүргізу шығындарын азайту;
• есеп жүйелерімен интеграциялау.
ЭҚА-мын енгізу, компанияның дамуындағы маңызды қадам болып табылады, ол уақыт пен ақшаны үнемдеуге көмектесіп қана қоймайды, сонымен қатар, ұйымды - бәсекелестер арасынан, жақсы ажыратады.
