Служебная командировка: кого отправлять и какие документы оформлять

Направление работников в служебные командировки –обычная практика. Однако она требует затрат на оплату проезда, проживания и питания командированного работника. Эти расходы несет организация, а значит необходимо правильно отразить их в учете, подкрепив соответствующими документами. Как оформить отправление работника в командировку и какие документы потребовать с него для подтверждения расходов, узнайте далее…

Нормативная база по служебным командировкам.

Согласно определению, указанному в пп.82 п.1 ст.1 ТК РК, командировка это направление работника по распоряжению работодателя:

• в другую местность вне места постоянной работы для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок;
• в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку. 

Согласно п.1 ст.127 ТК РК на время нахождения в командировке за работником сохраняются:

• должность;
• зарплата за рабочие дни, приходящиеся на период командировки.

Согласно п.2. ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

      1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

      2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

      3) расходы по найму жилого помещения.

Условия и сроки направления работников в командировки прописываются в трудовом или коллективном договоре, либо издается специальный акт.

Порядок налогообложения расходов, связанных с командировками, регулируется ст.260 нового НК РК.

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются: 

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути); 

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ); 

3) расходы по съему жилья.  

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Согласно п.1 ст.260 НК РК компенсации при командировках подлежат вычету в виде расходов на:

      1) проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь и багаж;

      2) проживание вне места постоянной работы работника в течение времени нахождения в командировке, включая оплату расходов за бронь;

      3) суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке;

      4) оформление разрешений на въезд и выезд (визы) (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Вычет производится на основании документов, подтверждающих вышеуказанные расходы, в том числе оформленных в электронной форме. Т.е. все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

При этом, согласно пп.2 ст.366 НК РК к расходам работодателя, которые не являются доходом физического лица, относятся:  компенсации при командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством Республики Казахстан, если иное не установлено настоящей статьей, на основании документов, подтверждающих расходы, в том числе в электронной форме:     

• расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь и багаж. К расходам, предусмотренным настоящим подпунктом, не относятся расходы по проезду в пределах одного населенного пункта;

•       расходы на проживание вне места постоянной работы работника в течение времени нахождения в командировке, включая оплату расходов за бронь. Такие расходы включают в том числе расходы на проживание за дни временной нетрудоспособности командированного работника (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении);

•       расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении разрешений на въезд и выезд (визы) (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования);

•       по командировке в пределах Республики Казахстан – суточные не более 6 МРП, действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего 40 календарных дней нахождения в командировке;

•       по командировке за пределами Республики Казахстан – суточные не более 8 МРП, действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего 40 календарных дней нахождения в командировке.

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно ст.366 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (п.2 ст.260 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд.

Согласно п.2 ст.260 НК РК:

     1) местом командировки является место назначения, указанное в приказе или распоряжении работодателя о направлении работника в командировку, в котором работником выполняются трудовые обязанности, осуществляется его обучение, повышение квалификации или переподготовка;

      2) время нахождения в командировке определяется на основании:     

• приказа или распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

• количества дней командировки, исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд, включая даты выбытия и прибытия. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном  журнале регистраций.

Какие документы потребуются от работника?

Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:

• «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
• Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию; 
• Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
• Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
• Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.

За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.

Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.

Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Если поездка на поезде, следует:

• оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
• сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета.  

При полете на самолете, даже если билет оплачивала организация с расчетного счета, следует сохранить посадочный талон.

При проживании в гостинице необходимо запросить счет-фактуру, выписанную на реквизиты работодателя (полные реквизиты следует заранее запросить в бухгалтерии, чтоб избежать ошибок). Особенно это касается командировок в местности, где отсутствует возможность выписки ЭСФ –в этом случае счет-фактуру следует запросить в бумажной форме.

Если для проживания арендуется квартира у частного лица, необходимо заключить договор и получить фискальный чек.

Отсутствие подтверждающих расходы документов повлечет необходимость компенсировать понесенные расходы за свой счет.