Электронный акт выполненных работ: как выписывать.

Что такое ЭАВР?

Согласно пп.2 ст.1 закона №234-III от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете…» документальным свидетельством факта совершения хозяйственной операции являются первичные учетные документы. При этом они могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном формате. Согласно п.6 ст.7 закона №234-III ИП и организации, оформляющие первичные документы в электронном виде, должны изготовлять бумажные копии:

• для других участников хозяйственной операции;
• по требованию госорганов.

Если же запроса или требования о предоставлении бумажного документа не поступало, организации и ИП вправе ограничиться электронными первичными документами.

При этом, согласно пп.7 ст.1 закона №370-II от 07.01.2003 г. «Об электронном документе…» электронный документ признается равнозначным бумажному, поскольку полностью воспроизводит его вид и содержащуюся в нем информацию. Этой позиции придерживается Минфин РК.

Одним из таких документов является электронный акт выполненных работ (ЭАВР), который активно используется предпринимателями, работающими в сфере оказания услуг, или потребляющими услуги.

С 2019 г. в Казахстане используются электронные счета-фактуры – ЭСФ. Требование по их выписке установлено п.2 ст.412 НК РК. При реализации услуг основанием для выписки ЭСФ является ЭАВР. При этом, обмен ЭСФ и ЭАВР между контрагентами осуществляется с помощью государственной информационной системы ИС ЭСФ, модуль «Акты выполненных работ». Там же реализована возможность выписки и получения ЭАВР.

Что выставлять первым: ЭАВР или ЭСФ?

ЭАВР и ЭСФ выставляются практически при любой сделке, касающейся реализации работ и услуг.

ЭСФ –документ, необходимый для ведения отчета по хозяйственной операции. Особенно, если сумма операции включает в себя НДС.

ЭАВР –документ, необходимый для отчета о проделанных работах и услугах.

Документы не являются взаимозаменяемыми. Предпринимателям по операциям, связанным с реализацией работ и услуг, необходимо оформлять и ЭАВР и ЭСФ. Что же оформляется первым? Поскольку информация касательно оказанной услуги или выполненной работы содержится в ЭАВР, логично выставить ЭАВР первым. Затем оформляется ЭСФ. Оба документа можно выписать на портале ИС ЭСФ.

Как выписать и подтвердить ЭАВР в ИС ЭСФ?

Для оформления ЭАВР в ИС ЭСФ поставщику необходимо:

• авторизоваться на портале;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (отразится Журнал АВР);
• нажать кнопку «Создать АВР»;
• заполнить необходимые поля (дата выписки, БИН, реквизиты исполнителя и заказчика и т.д);
• оформленный ЭАВР можно сохранить в Черновик, отправить на подтверждение, либо закрыть форму.

Покупатель (заказчик) должен подтвердить ЭАВР в системе. Для этого необходимо:

• авторизоваться на портале;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (отразится Журнал АВР);
• выбрать АВР со статусом «Не просмотрен» и нажать на кнопку «Открыть»;
• после просмотра документ можно подтвердить с помощью кнопки «Подтвердить» (сделать это можно как из Журнала, так и находясь в открытой форме ЭАВР);
• подтвержденный ЭАВР нужно подтвердить своей ЭЦП, при этом документ получает статус «Подтвержден».

Какой датой оформлять ЭСФ, если есть разница в датах выписки и подписания ЭАВР?

На практике нередки ситуации, когда есть расхождение в дате выписки ЭАВР поставщиком услуг и дате его подписания покупателем. Например, ЭАВР выписан поставщиком 10.02.2023 г., а покупатель подтвердил его 11.02.2023 г. Таким образом, возникает разница в отражении даты совершения оборота в учете покупателя и поставщика. Какая же из дат будет признана датой совершения оборота? Какую дату отражать в ЭСФ?

П.4 ст.7 закона №234-III от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете…» гласит, что первичные документы (которым является АВР или ЭАВР) должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания.

При этом, согласно п.3 ст.379 НК РК, в общем случае датой совершения оборота по реализации работ и услуг, является день их выполнения (т.е. подписания покупателем, который своей подписью и подтверждает факт выполнения работы или оказания услуги). Особые условия предусмотрены только для:

• банковских операций (п.4 ст.379 НК РК);
• реализации тепла, воды, газа, услуг связи (п.5 ст.379 НК РК);
• услуг железнодорожного транспорта (п.6 ст.379 НК РК);
• услуг, оказанных нерезидентом (п.13 ст.379 НК РК).

Также, согласно п.15 ст.379 Налогового кодекса, если в документах, определенных п.3 и п.13 ст.379 НК РК, указано несколько дат, то датой подписания документа является наиболее поздняя из указанных дат. 

Таким образом, днем оказания услуги является дата, указанная в АВР или ином документе, подтверждающем факт оказания услуги (кроме СФ) и при этом самая поздняя из имеющихся дат –дата визирования ЭАВР покупателем.