523
Ключевой выбор для бизнеса: как организовать бухгалтерию в ТОО?
Поскольку согласно закона «О бухгалтерском учете…» ТОО (в т.ч. ТОО на спецрежимах) обязаны вести полноценный бухгалтерский учет, без бухгалтерии в компании не обойтись. А значит вопрос состоит в том, как организовать бухгалтерию в ТОО:
1. выбрать традиционный вариант с собственным штатом бухгалтеров;
2. передать бухгалтерию на аутсорсинг
От этого решения зависит не только размер организационных затрат и расходов на ФОТ (фонд оплаты труда), но и финансовая безопасность компании.
Многое, разумеется, зависит от особенностей работы конкретной компании (бизнес на старте, деятельность носит сезонный характер) и ее масштабов.
Штатный бухгалтер: традиционный подход
Рассмотрим особенности традиционной организации учета в компании – когда в ее организационной структуре бухгалтерия выделена как отдельное подразделение.
Преимущества
У такого варианта есть несомненные плюсы:
· сотрудники всегда «под рукой» и можно в любой момент в течение рабочего дня оформить нужные документы, провести платеж и т.д.;
· штатный бухгалтер глубоко погружен в специфику конкретного бизнеса, что особенно актуально для специфичных отраслей, таких как строительство, недропользование, IT, а также при ВЭД.
· бухгалтер может выполнять смежные поручения: нередко в небольших компаниях бухгалтер совмещает в своем лице также кадровика, кассира, делопроизводителя, администратора.
Для некоторых компаний такие плюсы могут быть весьма весомыми. Но не стоит забывать и о минусах традиционного подхода.
Недостатки и скрытые расходы
Очевидный минус – высокая стоимость содержания отдела бухгалтерии. И речь не только о зарплате бухгалтеров.
Редко когда ТОО обходится услугами одного-единственного бухгалтера. Чаще всего это хотя и небольшой, но все-таки штат специалистов: 2-3 человека. А значит, необходимо организовать им рабочие места, желательно в отдельном кабинете, поскольку бухгалтера имеют доступ и хранят большой объем конфиденциальной информации.
Следовательно, при аренде офиса для компании необходимо нести дополнительные расходы на отдельный кабинет, достаточно большой, чтобы в нем же хранить документы. Либо предусмотреть еще одно помещение для хранения бумажного архива. Цифровизация, безусловно, сокращает необходимость в бумажных архивах, но тем не менее многие документы даже по закону должны храниться 3-5 и более лет в бумажном виде.
Вторая статья расходов – организация непосредственно рабочих мест. А это стол, стул (кресло), компьютер, принтер или МФУ, кондиционеры, всевозможные расходники (бумага, канцтовары и т.д.).
Третье - покупка и обновление ПО (1С, правовые базы, права пользования сертифицированным ПО).
Четвертое: затраты на повышение квалификации. Даже если в компании не предусмотрено регулярное обучение сотрудников, в случае с бухгалтерией это необходимость. Налоговое законодательство меняется и корректируется так часто, что без постоянного обучения бухгалтеру не обойтись. И не всегда можно получить нужную информацию из общедоступных источников. Работодатель должен быть готов периодически оплачивать участие в различных семинарах, платные вебинары и т.д. Это в его же интересах, чтобы бухгалтер из-за недостатка компетенции не допустил ошибок. Сюда же можно отнести дополнительное обучение, если деятельность компании узкоспецифична.
Пятое, разумеется, оплата труда. Сюда же относится оплата отпускных, больничных, налоги и отчисления с ФОТ. Грамотные специалисты, знающие себе цену, требуют соответствующей оплаты своего труда. А принять на работу неопытного специалиста на низкую зарплату – значит повысить уровень риска возможных ошибок, либо опять же нести затраты на обучение сотрудника.
В каждом регионе размер вышеперечисленных расходов будет разным. Дороже всего содержание собственного отдела бухгалтерии обойдется в мегаполисах.
Так, услуги рядового бухгалтера в Алматы обойдутся компании от 300 000 тг. в месяц (как правило – 400 000 - 450 000 тг.), главного бухгалтера – от 700 000 тг. и до 2 000 000 тг. И это только на оплату труда.
При этом средняя стоимость аренды площади в бизнес-центрах под организацию офиса в Алматы составляет 7 000 -20 000 тг. за квадратный метр в месяц (отдельный кабинет потребует площади 15-25 кв.м.).
Несложно подсчитать, во сколько компании обойдется содержание собственного отдела бухгалтерии из 2-3 сотрудников).
Аутсорсинг бухгалтерии от Mybuh.kz: современная альтернатива
Альтернативный (и сразу отметим –гораздо более экономичный) вариант - аутсорсинг бухгалтерских услуг. Рассмотрим, в чем же его выгода для компании, плюсы и минусы аутсорсинга.
Преимущества бухгалтерии на аутсорсинге
В сравнении с собственным штатом сотрудников аутсорсинговая компания имеет ряд важных преимуществ:
· прямая экономия;
· коллективная экспертиза;
· непрерывность процесса;
· безопасность и надежность.
Экономический эффект от заключения договора на оказание услуг аутсорсинга заключается в том, что клиенту больше не нужно нести расходы на содержание штата бухгалтеров, закуп дополнительной мебели, оргтехники и прочего. Не возникают никакие внезапные дополнительных расходы, помимо тех, что предусмотрены договором.
А сколько же стоят услуги аутсорсинга? В «Mybuh.kz» процедура ценообразования максимально прозрачна. С помощью специального Калькулятора Вы можете подсчитать, во сколько обойдется услуга именно вам в зависимости от:
· организационной формы;
· вида деятельности;
· количества сотрудников;
· постановки на учет по НДС;
· наличия на балансе транспортных средств и прочего имущества.
Так, для ТОО на ОУР, занятого в сфере торговли, плательщика НДС, со штатом сотрудников до 10 человек, тариф составит всего 270 000 тг. в месяц. При этом при выборе годового тарифа предусмотрена дополнительная экономия:
Вместо: 270 000 *12 = 3 240 000 тг
Тариф за год: 2 700 000 тг.
Т.е. оплачивая сразу годовое обслуживание компания сэкономит более полумиллиона тенге. Не говоря о том, что за 270 000 тг. в месяц сложно найти даже одного квалифицированного бухгалтера, без учета расходов на организацию рабочего места. А налоговая оптимизация за счет экономии на «зарплатных» налогах – дополнительный плюс аутсорсинга.
Важно и то, что за указанную сумму клиент пользуется услугами не одного специалиста, а целой команды.
На тарифе Персональный бухгалтер от «Mybuh.kz» бизнес клиента обслуживают:
1. рядовой бухгалтер;
2. главный бухгалтер;
3. кадровик;
4. юрист;
5. налоговый консультант.
При этом исключена приостановка обслуживания по причине отпусков или больничных. Если ваш обслуживающий бухгалтер заболел или ушел в отпуск – его сразу заменит другой специалист «Mybuh.kz», без потери качества обслуживания. Бухгалтер на аутсорсе – всегда на связи в рабочее время.
Беспокоитесь о конфиденциальности данных и о том, чтобы информация не попала в руки третьих лиц? Mybuh.kz обеспечивает сохранность данных и конфиденциальность, что подтверждается соответствующим соглашением на сайте.
Возможные опасения и как мы их решаем
Передача ведения учета на аутсорсинг – психологически сложное решение для руководства. И самый частый страх – утрата конфиденциальности и отсутствие контроля.
Но только не в «Mybuh.kz»!
Мы, как компания, которая профессионально и много лет занимается бухгалтерским обслуживанием множества клиентов, несем полную ответственность за сохранность ваших данных и за качество учета.
Конфиденциальность сведений гарантируется договором о неразглашении (NDA) и технологиями шифрования, внедренными в ПО «Mybuh.kz» (по аналогии с интернет-банком). Мы работаем в полном соответствии с нормами, изложенными в законе «О персональных данных».
Контроль за состоянием учета также доступен клиенту в формате 24/7. Учет ведется в собственном онлайн-сервисе Mybuh.kz, и вы всегда сможете проконтролировать работу бухгалтера. Закрепленный за вашей компанией специалист –персональный бухгалтер – постоянно на связи в рабочее время и оперативно ответит на любой запрос.
Никакие изменения в вашей базе не станут для клиента «сюрпризом».
Сравнительный анализ: Таблица решений
Хотите увидеть плюсы и минусы штатного бухгалтера и аутсорсинга более наглядно?
Специально для вас мы подготовили сравнительную таблицу.
|
№ |
Параметры |
Штатный бухгалтер |
Аутсорсинг от Mybuh.kz |
|
1 |
Общая стоимость |
Складывается из многих параметров |
Фиксированная |
|
2 |
Квалификация |
Зависит от качества рекрутинга |
Гарантирована |
|
3 |
Ответственность за ошибки, в т.ч. финансовая ответственность |
В пределах ТК РК |
Полная ответственность |
|
4 |
Гарантия непрерывности |
Периодические перерывы (отпуск, больничный) |
Оперативная замена обслуживающего специалиста |
|
5 |
Скорость решения задач |
Зависит от конкретного специалиста |
Максимальная оперативность, т.к. всегда есть помощь команды |
|
6 |
Гибкость и масштабируемость |
В пределах возможностей одного специалиста |
Всегда можно подключить дополнительных специалистов |
|
7 |
Расходы на ПО и обучение |
За счет компании |
За счет Mybuh.kz |
|
8 |
Расходы на ОС и аренду площади |
За счет компании |
За счет Mybuh.kz |
|
9 |
Конфиденциальность |
Гарантируется формальными условиями трудового договора |
Гарантируется законом «О персональных данных» и репутацией компании на рынке |
|
10 |
Доступ к базе со стороны руководства |
В рабочее время |
24/7 |
Когда аутсорсинг — единственно верное решение?
Для стабильно работающей компании с историей, штат бухгалтеров или аутсорсинг – это вопрос выбора. Но есть ситуации, когда аутсорсинг однозначно наиболее эффективен.
Это компании:
· на старте, которые еще не имеют оборотов и средств на содержание большого штата сотрудников
· малый бизнес – также по причине экономии на ФОТ;
· со сложным учетом (ВЭД, производство) – т.к. сложно найти бухгалтера со знанием специфики отраслевого учета;
· с выраженной сезонностью – чтобы не содержать штат бухгалтеров во время сезонного простоя;
· стремящиеся к оптимизации постоянных расходов.
Нашли себя в этом списке? Оставьте заявку на услугу бухгалтерского аутсорсинга и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг в Mybuh.kz безболезненно?
Многих пугает процесс перехода от стандартного ведения учета к бухгалтерскому аутсорсингу. Процедура кажется сложной, длительной и несущей в себе риски утраты части данных. На самом деле все гораздо проще!
Переход на аутсорсинг включает всего 4 шага:
1. Бесплатная консультация и экспресс-аудит.
2. Подготовка индивидуального коммерческого предложения.
3. Подписание договора-оферты.
4. Настройка процессов и плавная передача дел.
Свяжитесь с нами для подробной консультации и наши специалисты проведут вас по всем этапам быстро и с минимумом усилий с вашей стороны.
