Аутсорсинг или штатный бухгалтер: что выгоднее для ТОО?

Традиционно в любой компании бухгалтерия выделяется как самостоятельный отдел, укомплектованный штатными сотрудниками. Но в последние годы в Казахстане популярность набирает альтернативный вариант – бухгалтерской аутсорсинг, когда ведение учета ТОО передается бухгалтерской компании. Аутсорсинг бухгалтерии способен сэкономить компании значительные суммы, главное – правильно выбрать надежную обслуживающую компанию. Сравним плюсы и минусы аутсорсинга и штатного бухгалтера и поможем понять, что же выгоднее для компании.

Ключевой выбор для бизнеса: как организовать бухгалтерию в ТОО?

Поскольку согласно закона «О бухгалтерском учете…» ТОО (в т.ч. ТОО на спецрежимах) обязаны вести полноценный бухгалтерский учет, без бухгалтерии в компании не обойтись. А значит вопрос состоит в том, как организовать бухгалтерию в ТОО:

1.     выбрать традиционный вариант с собственным штатом бухгалтеров;

2.     передать бухгалтерию на аутсорсинг

Многое, разумеется, зависит от особенностей работы конкретной компании (бизнес на старте, деятельность носит сезонный характер) и ее масштабов.

 Штатный бухгалтер: традиционный подход

 Рассмотрим особенности традиционной организации учета в компании – когда в ее организационной структуре бухгалтерия выделена как отдельное подразделение.

 Преимущества

У такого варианта есть несомненные плюсы:

·       сотрудники всегда «под рукой» и можно в любой момент в течение рабочего дня оформить нужные документы, провести платеж и т.д.;

·       штатный бухгалтер глубоко погружен в специфику конкретного бизнеса, что особенно актуально для специфичных отраслей, таких как строительство, недропользование, IT, а также при ВЭД.

·        бухгалтер может выполнять смежные поручения: нередко в небольших компаниях бухгалтер совмещает в своем лице также кадровика, кассира, делопроизводителя, администратора.

Для некоторых компаний такие плюсы могут быть весьма весомыми. Но не стоит забывать и о минусах традиционного подхода.

 Недостатки и скрытые расходы

 Очевидный минус – высокая стоимость содержания отдела бухгалтерии. И речь не только о зарплате бухгалтеров.

Редко когда ТОО обходится услугами одного-единственного бухгалтера. Чаще всего это хотя и небольшой, но все-таки штат специалистов: 2-3 человека. А значит, необходимо организовать им рабочие места, желательно в отдельном кабинете, поскольку бухгалтера имеют доступ и хранят большой объем конфиденциальной информации.

Следовательно, при аренде офиса для компании необходимо нести дополнительные расходы на отдельный кабинет, достаточно большой, чтобы в нем же хранить документы. Либо предусмотреть еще одно помещение для хранения бумажного архива. Цифровизация, безусловно, сокращает необходимость в бумажных архивах, но тем не менее многие документы даже по закону должны храниться 3-5 и более лет в бумажном виде.

Вторая статья расходов – организация непосредственно рабочих мест. А это стол, стул (кресло), компьютер, принтер или МФУ, кондиционеры, всевозможные расходники (бумага, канцтовары и т.д.).

Третье - покупка и обновление ПО (1С, правовые базы, права пользования сертифицированным ПО).

Четвертое: затраты на повышение квалификации. Даже если в компании не предусмотрено регулярное обучение сотрудников, в случае с бухгалтерией это необходимость. Налоговое законодательство меняется и корректируется так часто, что без постоянного обучения бухгалтеру не обойтись. И не всегда можно получить нужную информацию из общедоступных источников. Работодатель должен быть готов периодически оплачивать участие в различных семинарах, платные вебинары и т.д. Это в его же интересах, чтобы бухгалтер из-за недостатка компетенции не допустил ошибок. Сюда же можно отнести дополнительное обучение, если деятельность компании узкоспецифична.

В каждом регионе размер вышеперечисленных расходов будет разным. Дороже всего содержание собственного отдела бухгалтерии обойдется в мегаполисах.

Так, услуги рядового бухгалтера в Алматы обойдутся компании от 300 000 тг. в месяц (как правило – 400 000 - 450 000 тг.), главного бухгалтера – от 700 000 тг. и до 2 000 000 тг. И это только на оплату труда.

При этом средняя стоимость аренды площади в бизнес-центрах под организацию офиса в Алматы составляет 7 000 -20 000 тг. за квадратный метр в месяц (отдельный кабинет потребует площади 15-25 кв.м.).

Несложно подсчитать, во сколько компании обойдется содержание собственного отдела бухгалтерии из 2-3 сотрудников).

 Аутсорсинг бухгалтерии от Mybuh.kz: современная альтернатива

Альтернативный (и сразу отметим –гораздо более экономичный) вариант - аутсорсинг бухгалтерских услуг. Рассмотрим, в чем же его выгода для компании, плюсы и минусы аутсорсинга.

 Преимущества бухгалтерии на аутсорсинге

В сравнении с собственным штатом сотрудников аутсорсинговая компания имеет ряд важных преимуществ:

·       прямая экономия;

·       коллективная экспертиза;

·       непрерывность процесса;

·       безопасность и надежность.

 Экономический эффект от заключения договора на оказание услуг аутсорсинга заключается в том, что клиенту больше не нужно нести расходы на содержание штата бухгалтеров, закуп дополнительной мебели, оргтехники и прочего. Не возникают никакие внезапные дополнительных расходы, помимо тех, что предусмотрены договором.

А сколько же стоят услуги аутсорсинга? В «Mybuh.kz» процедура ценообразования максимально прозрачна. С помощью специального Калькулятора Вы можете подсчитать, во сколько обойдется услуга именно вам в зависимости от:

·       организационной формы;

·       вида деятельности;

·       количества сотрудников;

·       постановки на учет по НДС;

·       наличия на балансе транспортных средств и прочего имущества.

Так, для ТОО на ОУР, занятого в сфере торговли, плательщика НДС, со штатом сотрудников до 10 человек, тариф составит всего 270 000 тг. в месяц. При этом при выборе годового тарифа предусмотрена дополнительная экономия:

Вместо: 270 000 *12 = 3 240 000 тг

Тариф за год: 2 700 000 тг.

Важно и то, что за указанную сумму клиент пользуется услугами не одного специалиста, а целой команды.

На тарифе Персональный бухгалтер от «Mybuh.kz» бизнес клиента обслуживают:

1.     рядовой бухгалтер;

2.     главный бухгалтер;

3.     кадровик;

4.     юрист;

5.     налоговый консультант.

 При этом исключена приостановка обслуживания по причине отпусков или больничных. Если ваш обслуживающий бухгалтер заболел или ушел в отпуск – его сразу заменит другой специалист «Mybuh.kz», без потери качества обслуживания. Бухгалтер на аутсорсе – всегда на связи в рабочее время.

Беспокоитесь о конфиденциальности данных и о том, чтобы информация не попала в руки третьих лиц? Mybuh.kz обеспечивает сохранность данных и конфиденциальность, что подтверждается соответствующим соглашением на сайте.

 Возможные опасения и как мы их решаем

Передача ведения учета на аутсорсинг – психологически сложное решение для руководства. И самый частый страх – утрата конфиденциальности и отсутствие контроля.

Но только не в «Mybuh.kz»!

Мы, как компания, которая профессионально и много лет занимается бухгалтерским обслуживанием множества клиентов, несем полную ответственность за сохранность ваших данных и за качество учета.

Контроль за состоянием учета также доступен клиенту в формате 24/7. Учет ведется в собственном онлайн-сервисе Mybuh.kz, и вы всегда сможете проконтролировать работу бухгалтера. Закрепленный за вашей компанией специалист –персональный бухгалтер – постоянно на связи в рабочее время и оперативно ответит на любой запрос.

Никакие изменения в вашей базе не станут для клиента «сюрпризом».

 Сравнительный анализ: Таблица решений

 Хотите увидеть плюсы и минусы штатного бухгалтера и аутсорсинга более наглядно?

Специально для вас мы подготовили сравнительную таблицу.

Когда аутсорсинг — единственно верное решение?

Для стабильно работающей компании с историей, штат бухгалтеров или аутсорсинг – это вопрос выбора. Но есть ситуации, когда аутсорсинг однозначно наиболее эффективен.

Это компании:

·       на старте, которые еще не имеют оборотов и средств на содержание большого штата сотрудников

·       малый бизнес – также по причине экономии на ФОТ;

·       со сложным учетом (ВЭД, производство) – т.к. сложно найти бухгалтера со знанием специфики отраслевого учета;

·       с выраженной сезонностью – чтобы не содержать штат бухгалтеров во время сезонного простоя;

·       стремящиеся к оптимизации постоянных расходов.

Нашли себя в этом списке? Оставьте заявку на услугу бухгалтерского аутсорсинга и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

 Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг в Mybuh.kz безболезненно?

 Многих пугает процесс перехода от стандартного ведения учета к бухгалтерскому аутсорсингу. Процедура кажется сложной, длительной и несущей в себе риски утраты части данных. На самом деле все гораздо проще!

Переход на аутсорсинг включает всего 4 шага:

1. Бесплатная консультация и экспресс-аудит.

2. Подготовка индивидуального коммерческого предложения.

3. Подписание договора-оферты.

4. Настройка процессов и плавная передача дел.