Денежные расчеты в компании (ПКО и РКО)

В первую очередь кассир (или лицо, выполняющее его функции) обязано проверить платежность принимаемых банкнот и монет: не вышли ли они из обращения, не являются ли они поддельными, проверить сохранность и целостность и т.д.

При этом следует иметь ввиду, что не все рваные и поврежденные банкноты можно будет сдать в Нацбанк, банк второго уровня или расплатиться ею в отделениях «Казпочты». Для этого должно соблюдаться требование к сохранности не менее 70% площади банкноты. Если банкнота имеет сохранность более 50%, ее можно сдать на экспертизу в Нацбанк (занимает до 30 дней), и, возможно, она будет признана пригодной и обменяна. Поэтому банкноты следует проверять непосредственно при приеме от покупателя, чтобы избежать лишних хлопот.

Второе, что требуется сделать – оформить кассовый документ. Они бывают двух видов:

• приходный кассовый ордер по форме КО-1 (оформляется при приеме наличных в кассу);

• расходный кассовый ордер по форме КО-2 (оформляется при выдаче наличных из кассы).

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) составляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или другим уполномоченным на это лицом. Также на нем ставится печать (штамп) кассира, после чего он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма КО-3). Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: сам ордер и квитанция. Квитанция передается лицу, которое внесло деньги в кассу.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) также составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем организации или ИП, и главным бухгалтером. Документ регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. При этом обязательно указывается основание для выдачи денег. Также при выдаче денег кассир должен затребовать у получателя паспорт или удостоверение личности, записав данные документа.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после Ф.И.О. получателя указывается Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Если в организации выплата зарплаты производится наличными, нет необходимости выписывать расходный кассовый ордер на каждого работника. В этом случае составляется платежная ведомость с указанием разбивки по Ф.И.О. работников и суммам к выплате. На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер. Его дата и номер проставляется на платежной ведомости.

Если же нужно выдать зарплату или иную выплату разово, в этом случае выписывается расходный кассовый ордер на конкретного получателя.

Если какой-либо работник не получил вовремя зарплату, то в ведомости по нему делается отметка «Депонировано» (штампом или от руки). Затем кассир составляет реестр депонированных сумм, и подводит итог по фактически выплаченным сумам и депонированным суммам.

После этого запись по фактически выплаченной сумме вносится в кассовую книгу. На ведомости проставляется номер расходного кассового ордера, по которому выплачены деньги.

Формы КО-1 и КО-2 заполняются ясно и четко, шариковой ручкой или чернилами, либо распечатываются. Исправлений (даже оговоренных) в документах быть не должно. Также ордера должны быть погашены: это делается проставлением штампа или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Оформить ПКО и РКО легко, быстро и без ошибок можно с помощью сервиса онлайн-бухгалтерии «Mybuh.kz». Оставьте заявку на консультацию и мы расскажем вам о возможностях сервиса и наших тарифах.