Logo
Онлайн бухгалтерия №1 в Казахстане!
Показатели МРП, МЗП...
  • МЗП — 60 000 тг
  • МРП — 3 063 тг
  • Размер стандартного налогового вычета — 14 МРП (42 882 тг)
  • Максимальный оборот по патенту за год — 3 528 МРП (10 806 264 тг)
  • Максимальный оборот по упрощенной декларации за полугодие — 24 038 МРП (73 628 394 тг)
  • Максимальный оборот по фиксированному вычету за год — 144 184 МРП (441 635 592 тг)
  • Минимум оборота для постановки на учет по НДС за год — 20 000 МРП (61 260 000 тг)

Компания ликвидирована: можно ли уничтожить бухгалтерские документы.

Январь 14, 2022

Компания ликвидирована: можно ли уничтожить бухгалтерские документы.

Компания ликвидирована: можно ли уничтожить бухгалтерские документы.
Существует много причин, по которым владельцы могут принять решение ликвидировать организацию. Но после официального закрытия бизнеса и отзыва ЭЦП всегда остаются папки с различной документацией. Это могут быть:

  • первичная бухгалтерская документация;

  • распечатки банковских выписок;

  • авансовые отчеты;

  • бумажные копии сданных налоговых деклараций;

  • кадровые документы и т.д.

Если организация до этого существовала несколько лет и вела активную деятельность, то таких документов может накопиться несколько стеллажей. Что делать с таким объемом документов? Можно ли их уничтожить? Если нет, то где и сколько лет их хранить? А если хранить негде, то куда можно сдать эти документы? Ведь не каждый бывший собственник бизнеса имеет возможность годами хранить их у себя. Давайте разберемся.

Нормативная база по вопросу хранения документов.

Вопросы хранения казахстанскими организациями своих документов регулируются несколькими нормативными документами.

А именно:

  1. Постановлением Правительства РК №703 от 31.10.2018 г. «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;

  2. Приказом и. о. Минкультуры и спорта РК №263 от 29.09.2017 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»;

  3. Приказом Минфина РК №241 от 31.03.2015 г. «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

На основании данных документов в каждой организации должно быть разработано собственное Положение о порядке и сроках хранения документов.

В соответствии с Приказом Минфина №241 меры по организации хранения своих документов определяет руководство каждого субъекта предпринимательства. В эти меры входит в том числе установление лица, которое отвечает за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению. Как правило, эта обязанность возлагается на бухгалтера (главного бухгалтера).

Ответственное лицо обеспечивает:

  • сохранность документов;

  • оформление и передачу их в архив.

Хранить документы можно либо самостоятельно (для этого в организации должно быть выделено специально оборудованное помещение) или путем передачи их в архив. Услуга архивного хранения платная, эти расходы оплачиваются за счет организации.

Какие документы обязательно нужно хранить?

Перечень и сроки хранения каждого вида документов указаны в Приказе Минкультуры №263. Организация обязана на основе установленных сроков предусмотреть в своей учетной политике раздел о сроках хранения документации с указанием наименования и сроков их хранения. Т.е. несмотря на наличие отдельного документа (Приказа №263), эти же нормы должны быть продублированы в учетной политике конкретной организации. При этом из Приказа нужно выбрать те документы, которые образуются в процессе ведения деятельности конкретной организации.

Список документов по бухгалтерскому и налоговому учету, а также форм финансовой отчетности, подлежащих обязательному хранению, указан в подразделе 4.1. Перечня, утвержденного Приказом №263.

Согласно требованиям, на постоянной основе должны храниться:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам;

  • документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;

  • сводные годовые отчеты;

  • годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты;

  • годовые отчеты в налоговые органы,

  • перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды;

  • годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд соцмедстрахования;

  • положения об оплате труда и премировании работников;

  • инвентаризационные описи ликвидационных комиссий.

Для ряда документов установлен конкретный ограниченный срок хранения. Поскольку с заработной платы работников уплачиваются взносы в пенсионный фонд и на их основе затем формируется будущая пенсия, «зарплатные» документы подлежат длительному хранению. При выходе работника на пенсию у него должна быть возможность при необходимости восстановить данные о своей трудовой деятельности и уплаченных взносах. Поэтому ведомости начисления зарплаты, ведомости на выдачу дивидендов хранятся 75 лет. Такой же срок должна храниться штатная расстановка работников. Документы о командировании работников хранятся недолго -5 лет.

Что касается первичных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственных операций, они должны храниться 5 лет. К ним относятся:

  • кассовые документы и книги;

  • банковские документы;

  • книги учета покупок-продаж;

  • корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования;

  • акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;

  • квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты.

Обратите внимание, что пятилетний срок хранения должен соблюдаться при условии, что была проведена проверка (ревизия). Если за 5 лет проверка не проводилась, то уничтожить эти документы нельзя даже по истечении 5 лет. При ликвидации компании их нужно передать в архив.

Всю остальную учетную документацию организация должна хранить как правило в течение 5 лет (точные сроки по каждому конкретному документу следует уточнить в Приказе №263).

Для удобства укажем сроки хранения самых распространенных документов в виде таблицы.

Таблица №1. Сроки хранение бухгалтерских документов.

Наименование Срок хранения, лет
1 Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки постоянно
2 Первичные документы 5
3 Лицевые счета рабочих и служащих 75
4 Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов 75
5 Доверенности на получение денежных сумм и ТМЗ 5
6 Гарантийные письма, книги учета, журналы, ведомости, кассовая книга 5
7 Сведения о расходовании займов 5
8 Документы об инвентаризации (описи, ведомости, акты, протоколы) 5
9 Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности 5
10 Справки на получение льгот по налогам 5
11 Документы по дебиторской задолженности о недостачах и хищениях (справки, акты и т.д.) 5
12 Акты, ведомости переоценки ОС и определения их износа постоянно
13 Паспорта зданий, сооружений, оборудования 3 года после ликвидации
14 Акты ревизий и документы к ним 5
15 Договоры и соглашения (хозяйственные, трудовые) 3 года после истечения срока их действия
16 Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Как оформить уничтожение документов по истечении срока хранения?

Если установленный срок хранения документов истек, и постоянному хранению документы не подлежат, их можно будет уничтожить. Но уничтожение не подразумевает, что документы можно просто выбросить. Уничтожение следует правильно оформить, составив акт на списание и уничтожение документов.

Форма такого акта законом не утверждена, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. Также организация самостоятельно организует проведение процедуры уничтожения документов и утверждает состав участников комиссии, которая проводит процедуру. Отметим, что в состав комиссии не обязательно должны входить работники госархива. Достаточно сформировать ее из работников самой организации (не менее 3 человек).

Как правило, в состав комиссии включается главный бухгалтер, один из руководителей организации и лица, ответственные за сохранность документации. Состав комиссии должен быть утвержден приказом руководителя.

После утверждения состава комиссии, ее члены должны отобрать к уничтожению документы, которые допустимо уничтожить, не нарушая требований законодательства. Потребуется составить опись таких документов.

После этого составляется протокол, где указывается количество и вес документации, подлежащей уничтожению.

Если уничтожением занимается сторонняя организация, то оформляется приемо-сдаточная накладная, а затем необходимо подписать с ней акт выполненных работ.

Если уничтожением занимаются сотрудники самой организации, то в составе комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, отвечающий за хранение и уничтожение документации фирмы.

Возникает вопрос, как же быть, если организация уже ликвидирована и штат сотрудников распущен? Во-первых, не следует допускать такой ситуации. Ликвидация организации –процедура, которая занимает не один день. Если уже принято решение закрыть бизнес, позаботьтесь о сортировке документов и отборе тех, что подлежат уничтожению, заранее.

Если же собственники бизнеса озадачились этим вопросом уже после того, как никого из сотрудников не осталось, придется провести процедуру самостоятельно. При этом также следует составить опись документов и протокол. За неимением других лиц, документы сбывшему собственнику бизнеса придется подписать самостоятельно.

Те документы, которые нельзя уничтожить, следует сдать на хранение в государственный архив, заказав услугу «Депозитарное хранение архивных документов». Отделения государственного архива следует искать в своем населенном пункте.


Насколько полезна была статья?

(0)

Статьи по теме

Эскроу-счета в Казахстане: что это, зачем нужно и как работает

Что такое эскроу-счет. Зачем он нужен и чем полезен клиентам. Как эскроу-счета могут применяться в долевом строительстве и как они помогут защитить интересы дольщиков. Где можно открыть эскроу –счет.

Дата публикации 21.02.2022
Количество просмотров 2387

Электронный документооборот: в чем польза для организации.

ЭДО что это?. Электронный документооборот в чем удобство и польза для организации. Как обмениваются документами и как подписываются документы.

Дата публикации 29.10.2020
Количество просмотров 26275

Электронный акт выполненных работ: как выписывать.

ЭАВР: как выписывать и какой датой оформлять. Что такое электронный акт выполненных работ (ЭАВР). Как оформить ЭАВР. Какой датой выписывать документ.

Дата публикации 08.06.2022
Количество просмотров 49399

Что такое бухгалтерский консалтинг, а также о других консалтинговых услугах онлайн в Казахстане

Что такое бухгалтерский консалтинг и кому он будет полезен. Какие еще бывают услуги консалтинга онлайн: бизнес-консалтинг, финансовый и управленческий консалтинг. Собственный опыт.

Дата публикации 13.04.2021
Количество просмотров 5828

Чем грозит отсутствие учетной политики организации.

Что такое учетная политика. Чем полезен этот документ бухгалтеру. Чем может обернуться отсутствие в организации этого документа.

Дата публикации 24.08.2020
Количество просмотров 4794

Решение об установлении таможенной стоимости РК

Кейсы установления предварительного решения и основные условия оформления документов

Дата публикации 09.12.2021
Количество просмотров 608

Реабилитация бизнеса: как провести

В чем преимущество реабилитационной процедуры в сравнении с банкротством. Как провести реабилитацию.

Дата публикации 23.06.2021
Количество просмотров 1329

Работа по совместительству: какие налоги и соцплатежи удерживать с дохода работника?

Какие налоги и социальные платежи удерживаются с доходов работника, трудящегося по совместительству. Нужны ли какие-либо справки с основного места работы.

Дата публикации 20.05.2022
Количество просмотров 8196

Профессия главный бухгалтер в Казахстане

Работа главный бухгалтер в Казахстане. Востребованность вакансии бухгалтера и помощника бухгалтера. Какие качества предъявляются претендентам? Как заполнять резюме бухгалтера.

Дата публикации 08.05.2020
Количество просмотров 7443

Простое товарищество в Казахстане: что нужно знать жителям многоквартирных домов.

Как оформить простое товарищество в Казахстане. Как заключить договор и определить доли участников. Как вести учет доходов и расходов. Налогообложение простого товарищества. Платить ли НДС.

Дата публикации 21.06.2022
Количество просмотров 30244

Продление ключа ЭЦП самостоятельно гражданами и юридическими лицами.

Как продлить ключ ЭЦП онлайн: инструкция для граждан и юридических лиц. Как самостоятельно продлить ключ ЭЦП с истекающим сроком действия. Как продлить электронную подпись онлайн без посещения ЦОНа юрлицам и гражданам.

Дата публикации 14.09.2020
Количество просмотров 25169

Предварительное решение по классификации товара ТН ВЭД ЕАЭС: как получить.

Для чего нужно оформление предварительного решения по классификации товара и как его получить.

Дата публикации 21.08.2020
Количество просмотров 1610

Перечень изъятий: что это и какие товары туда входят.

Что собой представляет Перечень изъятий. Для чего он используется. Какие товары попадают в Перечень и почему. Что представляет собой понятие «товар, включенный в Перечень».

Дата публикации 26.03.2021
Количество просмотров 24930

Пеня за задержку выплаты зарплаты: ставка, срок начисления, порядок расчета.

Пеня за задержку выплаты зарплаты работодателем в 2021 г.: как рассчитать. Какую пеню обязан выплатить работодатель работнику за задержку выплаты зарплаты. Как рассчитать пеню.

Дата публикации 01.02.2021
Количество просмотров 17278

Обязано ли благотворительное Общественное объединение вести бухгалтерский и налоговый учет

Должно ли Общественное объединение в Казахстане вести бухгалтерский и налоговый учет полученных и потраченных на благотворительность средств.

Дата публикации 24.12.2021
Количество просмотров 1668

Налоговый кошелек: новый сервис для оплаты налогов физлиц и ИП через мобильное приложение.

Как работает новый сервис по уплате налогов физлиц и ИП через мобильное приложение. Как открыть и пополнять свой налоговый кошелек и какие налоги казахстанцы смогут оплачивать с мобильного телефона. Кто гарантирует сохранность средств налогоплательщиков.

Дата публикации 21.09.2020
Количество просмотров 27973

НАЗАД

Комментарии пока нет.


Оставить комментарий
Все комментарии

 
Загрузка кода...
  обновить код