Компания ликвидирована: можно ли уничтожить бухгалтерские документы.

Компания ликвидирована: можно ли уничтожить бухгалтерские документы.

#Полезное #Бухгалтерия

Опубликовано: 14.01.2022 Количество просмотров 9499
Существует много причин, по которым владельцы могут принять решение ликвидировать организацию. Но после официального закрытия бизнеса и отзыва ЭЦП всегда остаются папки с различной документацией. Это могут быть:

  • первичная бухгалтерская документация;

  • распечатки банковских выписок;

  • авансовые отчеты;

  • бумажные копии сданных налоговых деклараций;

  • кадровые документы и т.д.

Если организация до этого существовала несколько лет и вела активную деятельность, то таких документов может накопиться несколько стеллажей. Что делать с таким объемом документов? Можно ли их уничтожить? Если нет, то где и сколько лет их хранить? А если хранить негде, то куда можно сдать эти документы? Ведь не каждый бывший собственник бизнеса имеет возможность годами хранить их у себя. Давайте разберемся.

Нормативная база по вопросу хранения документов.

Вопросы хранения казахстанскими организациями своих документов регулируются несколькими нормативными документами.

А именно:

  1. Постановлением Правительства РК №703 от 31.10.2018 г. «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;

  2. Приказом и. о. Минкультуры и спорта РК №263 от 29.09.2017 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»;

  3. Приказом Минфина РК №241 от 31.03.2015 г. «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».

На основании данных документов в каждой организации должно быть разработано собственное Положение о порядке и сроках хранения документов.

В соответствии с Приказом Минфина №241 меры по организации хранения своих документов определяет руководство каждого субъекта предпринимательства. В эти меры входит в том числе установление лица, которое отвечает за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению. Как правило, эта обязанность возлагается на бухгалтера (главного бухгалтера).

Ответственное лицо обеспечивает:

  • сохранность документов;

  • оформление и передачу их в архив.

Хранить документы можно либо самостоятельно (для этого в организации должно быть выделено специально оборудованное помещение) или путем передачи их в архив. Услуга архивного хранения платная, эти расходы оплачиваются за счет организации.

Какие документы обязательно нужно хранить?

Перечень и сроки хранения каждого вида документов указаны в Приказе Минкультуры №263. Организация обязана на основе установленных сроков предусмотреть в своей учетной политике раздел о сроках хранения документации с указанием наименования и сроков их хранения. Т.е. несмотря на наличие отдельного документа (Приказа №263), эти же нормы должны быть продублированы в учетной политике конкретной организации. При этом из Приказа нужно выбрать те документы, которые образуются в процессе ведения деятельности конкретной организации.

Список документов по бухгалтерскому и налоговому учету, а также форм финансовой отчетности, подлежащих обязательному хранению, указан в подразделе 4.1. Перечня, утвержденного Приказом №263.

Согласно требованиям, на постоянной основе должны храниться:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам;

  • документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;

  • сводные годовые отчеты;

  • годовые отчеты о платежах и поступлениях валюты;

  • годовые отчеты в налоговые органы,

  • перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды;

  • годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд соцмедстрахования;

  • положения об оплате труда и премировании работников;

  • инвентаризационные описи ликвидационных комиссий.

Для ряда документов установлен конкретный ограниченный срок хранения. Поскольку с заработной платы работников уплачиваются взносы в пенсионный фонд и на их основе затем формируется будущая пенсия, «зарплатные» документы подлежат длительному хранению. При выходе работника на пенсию у него должна быть возможность при необходимости восстановить данные о своей трудовой деятельности и уплаченных взносах. Поэтому ведомости начисления зарплаты, ведомости на выдачу дивидендов хранятся 75 лет. Такой же срок должна храниться штатная расстановка работников. Документы о командировании работников хранятся недолго -5 лет.

Что касается первичных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственных операций, они должны храниться 5 лет. К ним относятся:

  • кассовые документы и книги;

  • банковские документы;

  • книги учета покупок-продаж;

  • корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования;

  • акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;

  • квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты.

Обратите внимание, что пятилетний срок хранения должен соблюдаться при условии, что была проведена проверка (ревизия). Если за 5 лет проверка не проводилась, то уничтожить эти документы нельзя даже по истечении 5 лет. При ликвидации компании их нужно передать в архив.

Всю остальную учетную документацию организация должна хранить как правило в течение 5 лет (точные сроки по каждому конкретному документу следует уточнить в Приказе №263).

Для удобства укажем сроки хранения самых распространенных документов в виде таблицы.

Таблица №1. Сроки хранение бухгалтерских документов.

Наименование Срок хранения, лет
1 Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки постоянно
2 Первичные документы 5
3 Лицевые счета рабочих и служащих 75
4 Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов 75
5 Доверенности на получение денежных сумм и ТМЗ 5
6 Гарантийные письма, книги учета, журналы, ведомости, кассовая книга 5
7 Сведения о расходовании займов 5
8 Документы об инвентаризации (описи, ведомости, акты, протоколы) 5
9 Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности 5
10 Справки на получение льгот по налогам 5
11 Документы по дебиторской задолженности о недостачах и хищениях (справки, акты и т.д.) 5
12 Акты, ведомости переоценки ОС и определения их износа постоянно
13 Паспорта зданий, сооружений, оборудования 3 года после ликвидации
14 Акты ревизий и документы к ним 5
15 Договоры и соглашения (хозяйственные, трудовые) 3 года после истечения срока их действия
16 Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Как оформить уничтожение документов по истечении срока хранения?

Если установленный срок хранения документов истек, и постоянному хранению документы не подлежат, их можно будет уничтожить. Но уничтожение не подразумевает, что документы можно просто выбросить. Уничтожение следует правильно оформить, составив акт на списание и уничтожение документов.

Форма такого акта законом не утверждена, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. Также организация самостоятельно организует проведение процедуры уничтожения документов и утверждает состав участников комиссии, которая проводит процедуру. Отметим, что в состав комиссии не обязательно должны входить работники госархива. Достаточно сформировать ее из работников самой организации (не менее 3 человек).

Как правило, в состав комиссии включается главный бухгалтер, один из руководителей организации и лица, ответственные за сохранность документации. Состав комиссии должен быть утвержден приказом руководителя.

После утверждения состава комиссии, ее члены должны отобрать к уничтожению документы, которые допустимо уничтожить, не нарушая требований законодательства. Потребуется составить опись таких документов.

После этого составляется протокол, где указывается количество и вес документации, подлежащей уничтожению.

Если уничтожением занимается сторонняя организация, то оформляется приемо-сдаточная накладная, а затем необходимо подписать с ней акт выполненных работ.

Если уничтожением занимаются сотрудники самой организации, то в составе комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, отвечающий за хранение и уничтожение документации фирмы.

Возникает вопрос, как же быть, если организация уже ликвидирована и штат сотрудников распущен? Во-первых, не следует допускать такой ситуации. Ликвидация организации –процедура, которая занимает не один день. Если уже принято решение закрыть бизнес, позаботьтесь о сортировке документов и отборе тех, что подлежат уничтожению, заранее.

Если же собственники бизнеса озадачились этим вопросом уже после того, как никого из сотрудников не осталось, придется провести процедуру самостоятельно. При этом также следует составить опись документов и протокол. За неимением других лиц, документы сбывшему собственнику бизнеса придется подписать самостоятельно.

Те документы, которые нельзя уничтожить, следует сдать на хранение в государственный архив, заказав услугу «Депозитарное хранение архивных документов». Отделения государственного архива следует искать в своем населенном пункте.


Насколько полезна была статья?

(0)
___PSEUDO_INLINE_PLACEHOLDER___
Оставить комментарий
Все комментарии
Загрузка кода...

Новые видео на Youtube

Не пропусти всё самое интересное на нашем канале!

Перейти на канал

Больше интересных статей

# Полезное # Бухгалтерия

Основные средства реализованы выше или ниже балансовой стоимости: как отразится на налогообложении?

Какие налоговые обязательства возникнут у компании, если основные средства реализованы по цене выше или ниже балансовой стоимости.

# Новости # Юридические услуги

Как уволиться без обязательной отработки?

Как уволиться с работы, не отрабатывая обязательный месячный срок. Есть ли законные способы увольнения без отработки.

# Полезное # Режимы налогооблажения

ИП по патенту - как получить и вести бизнес в Казахстане?

Что нужно знать начинающему предпринимателю о спецрежиме ИП по патенту.Особенности спецрежима «ИП по патенту». Сколько и какие налоги обязан уплачивать предприниматель. Как получить патент с помощью Mybuh.kz.

# Полезное # Бухгалтерия

Лизинг основных средств: как учитывать основной долг и вознаграждение?

Как отражать в учете суммы основного долга и вознаграждения по договору лизинга основных средств.

# Полезное # Бухгалтерия

Директор ТОО –нерезидент: как оплачивать зарплатные налоги?

Как удерживать ИПН и соцплатежи с зарплаты директора ТОО, если он –нерезидент (гражданин РФ).

# Полезное # Бухгалтерия

Дополнительная форма 100.00: в какой строке указать КПН «с минусом»?

В какой строке указать «минусовой» КПН, если сдается дополнительный отчет ф.100.00. За какой период можно пересдать ф.100.00.

# Полезное # О налогах

Налог с продажи квартиры: когда и сколько платить.

Налог при продаже квартиры в Казахстане: что нужно знать продавцу? В каком случае придется уплатить налог с продажи квартиры. Сколько придется заплатить. Сколько придется заплатить, если продавец –иностранец. Как уменьшить сумму к уплате или вообще избавиться от этой обязанности.

# Полезное # Персонал

Как производится расчет отпускных согласно закону: основные правила

Работники организаций, которые не воспользовались правом на ежегодный отпуск, получают компенсацию за него. Ее размер определяют, исходя из среднедневного заработка сотрудника.

# Полезное # Бухгалтерия

Может ли ТОО оформить беспроцентный заем от своих учредителей?

Можно ли ТОО получать займы от своих учредителей на покрытие текущих расходов. Как учитывать такие займы.

# Полезное # Бухгалтерия

Может ли цена продажи за наличные отличаться от цены, если оплата проходит переводом

Законно ли устанавливать разные цены в зависимости от способа оплаты.

# Полезное # Бухгалтерия

Сколько хранить кассовые документы без применения ККМ онлайн

В течение какого срока хранить кассовые документы ККМ без функции передачи данных.

# Полезное # Бухгалтерия

Работа по совместительству: какие налоги и соцплатежи удерживать с дохода работника?

Какие налоги и социальные платежи удерживаются с доходов работника, трудящегося по совместительству. Нужны ли какие-либо справки с основного места работы.

# Новости # МРП в Казахстане

Забыл пароль от ЭЦП: можно ли восстановить.

Что делать, если забыл пароль от ЭЦП. Можно ли восстановить пароль.

# Новости # НДС, СНТ, ЭСФ

У кого есть обязанность по выписке ЭСФ в 2024 г.

Нужно ли ип по упрощенке и по общеустановленному режиму выписывать эсф? Кто обязан выписывать ЭСФ в 2024 г.

# Полезное # Бухгалтерия

Командировка превысила 40 дней: что включать в налогооблагаемый доход работника?

Какие суммы включать в налогооблагаемый доход работника, если дни командировки  превысили 40 дней.

# Полезное # Режимы налогооблажения

ИП упрощенка: Упрощённая декларация в Казахстане - условия и особенности ведения

ИП упрощенка: Упрощённая декларация в Казахстане - условия и особенности ведения. Особенности налогового режима ИП на упрощенке. Сколько и какие налоги обязан уплачивать предприниматель. Какие платежи платит ИП с работниками. Как упростить ведение учета с помощью сервиса от Mybuh.kz.

# Полезное # Персонал

Что такое ИИН и как получить ИИН.

Что такое ИИН. Для чего он применяется. Как и где получить ИИН. Как получить ИИН иностранцу. Чем полезен портал Egov.kz при получении ИИН.

# Новости # Налоги

Какие виды деятельности может вести ИП на упрощенке в 2024 г.?

В каких сферах может работать ИП на упрощенке в 2024 г. На какие виды деятельности не распространяется режим упрощенной декларации.

# Новости # МРП в Казахстане

Электронные удостоверения личности: где можно предъявить цифровой документ

Где казахстанцы могут при обслуживании предъявлять электронные копии документов.

# Полезное # Бухгалтерия

Учредитель ТОО - резидент РФ с ВНЖ в Казахстане получает дивиденды: удерживать ли ИПН?

Удерживать ли ИПН с дивидендов, выплачиваемых учредителю ТОО –резиденту РФ, имеющему ВНЖ в Казахстане. Какую ставку ИПН применять.

Наши сервисы