Контрагент не платит долгое время: как отразить в учете?

Случаются ситуации, когда контрагент компании долгое время (несколько лет) не погашает дебиторскую задолженность за оказанную услугу или реализованный товар. Может выясниться, что контрагент и вовсе ликвидирован. Как быть с такой задолженностью? Нужно ли признать ее сомнительным требованием и отнести на расходы? Как быть с НДС?

Обратимся к ГК РК и НК РК.

Согласно ст.178 ГК РК общий срок исковой давности равен 3 годам. Аналогичный срок установлен и п.2 ст.48 НК РК. 

Согласно ст.248 НК РК, сомнительными требованиями признаются требования, возникшие в результате реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг юридическим лицам и ИП, а также юридическим лицам-нерезидентам, осуществляющим деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение, филиал, представительство, и не удовлетворенные в течение 3 лет с момента возникновения требования. 

Таким образом, дебиторская задолженность по счету 1210, сроком более 3 лет, подлежит списанию. Оформляется это проводкой:

Дт 5610  Кт 1210 (на сумму без НДС) 

Обратите внимание, что в налоговом учете, компания имеет право на списание дебиторской задолженности, возникшей от реализации товаров, работ, услуг только по истечении 3-х лет (не раньше, но и не позже). Списать задолженность ранее 3 лет возможно только при ликвидации компании и снятии с учета по НДС. 
При этом, согласно п.8 ст.248 НК РК отнесение налогоплательщиком сомнительных требований на вычеты производится при одновременном соблюдении следующих условий: 

• наличие документов, подтверждающих возникновение требований; 
• отражение требований в бухгалтерском учете на момент отнесения на вычеты либо отнесение таких требований на расходы в бухгалтерском учете в предыдущих периодах.

Для списания дебиторской задолженности должны быть оформлены следующие документы:

• проведена инвентаризация дебиторской задолженности с соответствующим оформлением Акта инвентаризации;
• служебная записка на имя Руководителя;
• Решение собственников о списании задолженности;
• приказ по компании о списании задолженности.

Только на основании полного пакета надлежаще оформленных документов, бухгалтер вправе списать задолженность в учете.
Также при списании дебиторской задолженности следует откорректировать НДС из начисления. Оформляется это проводкой:

Дт 3130  Кт 1210

Это также возможно сделать только в период по истечении 3-х лет возникновения задолженности (ст. 384 НК РК). 

Следует также помнить, что если задолженности больше 3 лет, но ее своевременно не списали в налоговом учете сразу по истечении 3 лет, то впоследствии компания не вправе при списании такой задолженности с баланса в бухгалтерском учете относить ее на вычеты в налогом учете.

Если вам требуется консультация бухгалтера или налогового эксперта, вам поможет «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.