После сдачи авансового отчета обнаружились дополнительные расходы: можно ли скорректировать авансовый отчет?

Бывают ситуации, когда компания выдает командировочные работнику не перед выездом в командировку, а компенсирует ему расходы после. Если такой работник уже сдал авансовый отчет, а позже донес дополнительные документы, можно ли корректировать авансовый отчет? Как возместить работнику понесенные расходы? Как быть, если период, к которому относится авансовый отчет, уже закрыт? Давайте разберемся…

В первую очередь, следует помнить, что по правилам сумма командировочных расходов выдается работнику до выезда в командировку, а не после. Следовательно, если на какие-то расходы не будет вовремя предоставлены документы, за работником образуется дебиторская задолженность.

Что касается ситуации, когда уже есть нарушение порядка выплаты командировочных: согласно пп.2) п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются расходы на проезд к месту назначения и обратно, расходы на проживание, суточные.

Согласно п.1 ст.244 НК РК вычету подлежат следующие расходы по компенсациям при служебных командировках:

• расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь;
• расходы на наем жилища вне места постоянной работы работника в течение времени нахождения в командировке, включая оплату расходов за бронь; 
• суточные в размере, установленном по решению налогоплательщика, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, включая дни временной нетрудоспособности командированного работника;  
• расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении разрешений на въезд и выезд (визы) (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих такие расходы. 

Следовательно, нужно определить, какого характера те дополнительные расходы, документы по которым донес работник. Если дополнительные расходы, по которым работник позже предоставил документы, связаны с производственной деятельностью (например, оплата за оформление визы и т.д.), то компания обязана возместить такие расходы работнику. Эти расходы нужно отнести на затраты.

Закрытие периода не повод не компенсировать данные расходы работнику. Необходимо вернуться в прошлый период и сделать корректировку авансового отчета, а затем выплатить полагающуюся сумму работнику.

Во избежание подобных ситуаций командировочные суммы следует выплачивать до выезда в командировку.

Если вам требуется консультация бухгалтера или налогового эксперта, вам поможет «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.