Налоговый отчетный период стартовал!
Не забудьте сдать 910 и 200 формы до 15 августа!

Командировочные расходы

Направление работников в служебные командировки –обычная практика. Однако она требует затрат на оплату проезда, проживания и питания командированного работника. Эти расходы несет организация, а значит необходимо правильно отразить их в учете, подкрепив соответствующими документами. Как оформить отправление работника в командировку и какие документы потребовать с него для подтверждения расходов, узнайте далее…


Нормативная база по служебным командировкам.

Согласно определению, указанному в пп.82 п.1 ст.1 ТК РК, командировка это направление работника по распоряжению работодателя:

  • в другую местность вне места постоянной работы для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок;
  • в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку. 

Согласно п.1 ст.127 ТК РК на время нахождения в командировке за работником сохраняются:

  • должность;
  • зарплата за рабочие дни, приходящиеся на период командировки.

Условия и сроки направления работников в командировки прописываются в трудовом или коллективном договоре, либо издается специальный акт.

Порядок налогообложения расходов, связанных с командировками, регулируется ст.244 НК РК.



Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

  • работники, не достигшие 18-лет;
  • беременные женщины;
  • работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

  • имеющие детей до 3 лет;
  • воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
  • осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Отказ такие работники должны направить работодателю в письменной форме, приложив соответствующие документы (копии свидетельства о рождении детей, свидетельства об установлении инвалидности, медицинское заключение).



Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются: 

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути); 

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ); 

3) расходы по съему жилья.  

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

  • приказ о направлении в командировку;
  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

  • ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
  • подразделение (отдел) к которому от относится;
  • место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
  • длительность командировки (с конкретными датами);
  • основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

  • заграничным представительствам организации;
  • при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
  • если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

  • оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
  • получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
  • в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
  • хранить и регистрировать документы о командировке специальном  журнале регистраций.

Какие документы потребуются от работника?

Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:

  • «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
  • Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию; 
  • Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
  • Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
  • Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.

За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.

Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.

Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Если поездка на поезде, следует:

  • оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
  • сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 НК РК).  

При полете на самолете, даже если билет оплачивала организация с расчетного счета, следует сохранить посадочный талон.

При проживании в гостинице необходимо запросить счет-фактуру, выписанную на реквизиты работодателя (полные реквизиты следует заранее запросить в бухгалтерии, чтоб избежать ошибок). Особенно это касается командировок в местности, где отсутствует возможность выписки ЭСФ –в этом случае счет-фактуру следует запросить в бумажной форме.

Если для проживания арендуется квартира у частного лица, необходимо заключить договор и получить фискальный чек.

Отсутствие подтверждающих расходы документов повлечет необходимость компенсировать понесенные расходы за свой счет.

Остались вопросы касательно командировочных? По многочисленным просьбам подписчиков мы организовали для вас бесплатный онлайн-вебинар на тему «Командировочные расходы». Пройдет он на нашем Youtube канале и в прямом эфире Инстаграм. Дата: 05.09.2023 г. (вторник), время начала -10.00.

Спикер вебинара: Ирина Иванова, Профессиональный бухгалтер РК, DipIFR (ACCA), CAP, налоговый консультант 1 категории, член Палаты налоговых консультантов.

На вебинаре вы узнаете:

  • кого из работников можно отправлять в командировку;

  • какие документы нужно оформить заранее, а какие работник должен получить и сохранить во время командировки;

  • в какой срок нужно составить авансовый отчет;

  • что делать, если недостает подтверждающих документов;

  • оформлять ли командировку при разъездном характере работы;

  • в каком размере расходы по командировкам можно отнести на вычеты по КПН.

Вебинар будет полезен руководителям ТОО, ИП, опытным и начинающим бухгалтерам, а также сотрудникам, которые хотят разобраться в вопросе начисления командировочных расходов.

У вас есть возможность задать спикеру вопрос, волнующий именно вас. Найдите пост с анонсом данного вебинара в нашем Инстаграм @mubuh.kz и напишите свой вопрос в комментариях под этим постом. Спикер заранее изучит вопросы подписчиков и ответит на них прямом эфире.

Ставьте напоминание в Youtube и Инстаграм «Mybuh.kz», чтобы не пропустить бесплатный вебинар на актуальную тему.

Смотрите также другие вебинары

Спикер: Социальные платежи

11 июля 10:00

Социальные платежи

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Бөлшек салық

02 ноября 10:00

Бөлшек салық

Бесплатный вебинар

Спикер

Балжан Жангасинова

Спикер: Управляем персоналом бесплатно

14 декабря 10:00

Управляем персоналом бесплатно

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Лазутина

Спикер: Вопросы по импорту из стран ЕАЭС

21 ноября 10:00

Вопросы по импорту из стран ЕАЭС

Платный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Изменения в исчислении средней зарплаты 2023

01 августа 10:00

Изменения в исчислении средней зарплаты 2023

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Система управления рисками

18 мая 13:00

Система управления рисками

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Отпуск 2023

23 мая 10:00

Отпуск 2023

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Лазутина

Спикер: Лайфхаки для бухгалтеров

15 ноября 15:00

Лайфхаки для бухгалтеров

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Кредиты и депозиты

28 сентября 10:00

Кредиты и депозиты

Бесплатный вебинар

Спикер

Наталья Ю

Спикер: Закрытые критерии СУР(мнение эксперта)

30 ноября 10:00

Закрытые критерии СУР(мнение эксперта)

Бесплатный вебинар

Спикер

Наталья Ю

Спикер: Налоговые альтернативы

28 декабря 10:00

Налоговые альтернативы

Платный вебинар

Спикер

Елена Коломейцева

Спикер: Как получить максимальные декретные выплаты

18 августа 10:00

Как получить максимальные декретные выплаты

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Изменения в трудовом кодексе с 1 июля 2023 г.

26 июня 10:00

Изменения в трудовом кодексе с 1 июля 2023 г.

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Лазутина

Спикер: Единый платеж с заработной платы

04 мая 10:00

Единый платеж с заработной платы

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Эффективный бухгалтер

11 декабря 10:00

Эффективный бухгалтер

Бесплатный вебинар

Спикер

Эльвира Рамазанова

Спикер: НДС за нерезидента

06 июня 10:00

НДС за нерезидента

Бесплатный вебинар

Спикер

Эльвира Рамазанова

Спикер: Вахтовый метод работы

21 сентября 10:00

Вахтовый метод работы

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Лазутина

Спикер: Жалпыға бірдей декларациялау

29 августа 10:00

Жалпыға бірдей декларациялау

Бесплатный вебинар

Спикер

Балжан Жангасинова

Спикер: Операции с нерезидентами

23 ноября 10:00

Операции с нерезидентами

Платный вебинар

Спикер

Эльвира Рамазанова

Спикер: Дробление бизнеса

11 августа 10:00

Дробление бизнеса

Бесплатный вебинар

Спикер

Наталья Ю

Спикер: Закрытие года в бухгалтерии

21 декабря 10:00

Закрытие года в бухгалтерии

Бесплатный вебинар

Спикер

Руслан Тебиев

Спикер: Основные нарушения выявляемые трудовой проверкой

25 января 10:00

Основные нарушения выявляемые трудовой проверкой

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Лазутина

Спикер: Авансовые платежи по КПН. Сроки уплаты

09 ноября 10:00

Авансовые платежи по КПН. Сроки уплаты

Платный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Всеобщее декларирование

11 мая 13:00

Всеобщее декларирование

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Как подготовиться к налоговой проверке

03 июля 14:00

Как подготовиться к налоговой проверке

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Изменения в исчислении социальных платежей

18 января 10:00

Изменения в исчислении социальных платежей

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Прибыль есть, а денег нет

15 сентября 14:00

Прибыль есть, а денег нет

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Как бухгалтеру сформировать цены на свои услуги

07 декабря 10:00

Как бухгалтеру сформировать цены на свои услуги

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Страхование сотрудников 2023

30 мая 10:00

Страхование сотрудников 2023

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Авансовые платежи по КПН

11 апреля 10:00

Авансовые платежи по КПН

Бесплатный вебинар

Спикер

Эльвира Рамазанова

Спикер: Алименты: изменения 2023

13 июня 10:00

Алименты: изменения 2023

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Учет затрат на праздничные мероприятия

05 декабря 10:00

Учет затрат на праздничные мероприятия

Платный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Применение сертификатов резидентства

18 июля 12:00

Применение сертификатов резидентства

Бесплатный вебинар

Спикер

Александра Дорохова

Спикер: Социальный кодекс. Изменения в налогах по ЗП

18 апреля 14:00

Социальный кодекс. Изменения в налогах по ЗП

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Изменения в НК РК

16 января 10:00

Изменения в НК РК

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Плата за цифровой майнинг

25 августа 12:00

Плата за цифровой майнинг

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Розничный налог в 2023 году

06 апреля 10:00

Розничный налог в 2023 году

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Как оформлять и оплачивать нерабочие дни

20 июня 10:00

Как оформлять и оплачивать нерабочие дни

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Спикер: Учет торговли на маркетплейсах

27 июля 14:00

Учет торговли на маркетплейсах

Бесплатный вебинар

Спикер

Марина Рызабаева

Спикер: Изменения в выписке ЭСФ в 2023г

28 апреля 10:00

Изменения в выписке ЭСФ в 2023г

Бесплатный вебинар

Спикер

Ирина Иванова

Наши сервисы