Как оформить представительские расходы?

Представительские расходы - это расходы фирмы на официальный прием или обслуживание представителей других фирм, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества.

Для того, чтобы отразить эти расходы в налоговом учете, следует руководствоваться нормами ст.245 НК РК.

Для того, чтобы документально оформить представительские расходы, необходимо оформить следующие документы:

• письменный приказ руководителя о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения и ответственных лиц);
• смету расходов представительского мероприятия.

После того, как мероприятие проведено, необходимо оформить (предоставить):

• отчет ответственных лиц о проведенном мероприятии (дата, место проведения, результаты, состав участников, фактически произведенные расходы);
• первичные и иные документы, подтверждающие понесенные расходы (договоры, чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру, акты выполненных работ, накладные, счета с ресторанов, счета-фактуры и т. д.);
• акт на списание представительских расходов. 

Можно ли отнести представительские расходы на вычет?

Согласно п. 4 ст.245 НК РК представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению (ст.322 НК РК) за налоговый период. Налоговым периодом для целей исчисления КПН является календарный год (п.1 ст.314 НК РК).

Для того, чтобы рассчитать сумму доходов работников, подлежащих налогообложению, нужно учесть выплаченные за отчетный год:

• заработную плату;
• премии;
• доходы в виде материальной выгоды;
• доходы в натуральной форме.

Из полученной суммы исключаются выплаты, которые не относятся к доходам физических лиц:

• суточные в пределах норм, наем жилья (п.2 ст.319 НК РК);
• возмещение материального ущерба, присужденное решением суда (пп.44 п.1 ст.341 НК РК).

После того, как составлен налоговый регистр с указанием всех выплаченных доходов, от итоговой суммы исчисляется 1%, который и будет предельной суммой вычета по представительским расходам на год.

Сумма расходов сверх рассчитанного 1%:

• списываются за счет нераспределенной прибыли организации (если есть подтверждающие документы);
• относятся на доход работников -подотчетных лиц (если нет подтверждающих документов) согласно ст.322 НК РК.

Таким образом, сумма представительских расходов, которая превышает 1% от дохода работников и не идет на вычеты, образует разницу между бухгалтерской прибылью и налогооблагаемым доходом организации.

Что касается подарков деловым партнерам, то не подлежит налогообложению только товар, переданный в рекламных целях (брендированный), стоимость за единицу которого не превышает 5 МРП.

Все остальные подарки представляют собой доход, подлежащий обложению ИПН 10% (если одаряемый –резидент РК) или 20% (если одаряемый –нерезидент). Исчислить и перечислить ИПН в данном случае обязано юрлицо, являющееся налоговым агентом.

Если у вас возникли затруднения в расчете суммы представительских расходов, которую можно отнести на вычет по КПН, либо любой другой вопрос из области бухгалтерского или налогового учета, вам помогут специалисты «Mybuh.kz». Оставьте заявку на консультацию и мы свяжемся с вами в рабочее время.