Электронный трудовой договор

Согласно постановлению премьера - министра Республики Казахстан А. Мамина в июле 2019 года на рассмотрение правительству был предложен законопроект, касающийся некоторых видоизменений и трансформаций законов о вопросах труда в Республике Казахстан. Данный проект включал в себя три законодательных акта и ряд изменений, которые коснулись непосредственно и Трудового Кодекса РК. В декабре того же года данный законопроект был положительно оценен и принят еще после первого чтения. Изменения, предложенные в проекте также касались и вопросов возможностей электронного оформления необходимой документации, либо же оформление документов при помощи ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Как правильно оформлять электронный трудовой договор?

В первую очередь, мы расскажем Вам о двух существующих на данный момент вариантах составления и заключения договора подобного вида.

Способ 1.

• Предприниматель должен пройти регистрацию на интернет - портале Enbek.kz
• Далее, пройдя авторизацию, пользователь выбирает кнопку «Трудовой Договор»;
• Следующий шаг - это ввод данных о сотруднике (их запросит сам портал);
• Далее, система обработает полученные данные, запросит информацию о регистрации в государственных органах и предоставит работодателю личное дело сотрудника в цифровом виде;
• Затем, согласно заданному шаблону, портал выдаст готовый макет трудового договора. В последствии, в него можно будет вносить необходимые изменения;
• Сотрудник также имеет доступ к своему личному делу, трудовому договору и остальным данным. Для этого ему необходимо зайти в свой личный кабинет на данном портале и подписать шаблон договора своей электронной цифровой подписью.

Способ 2.

Предприятие имеет право заключать договор данного вида в своей собственной системе архивов цифровых документов (документооборот). Однако, здесь есть свои небольшие сложности. Например, чтобы можно было использовать этот способ, организация должна иметь доступ к Единой системе трудовых договоров. Только таким способом составленный электронный договор будет числиться в реестре системы договоров.

Преимущества использования электронного трудового договора.

Ниже мы рассмотрим подробно именно положительные стороны цифрового трудового договора для предпринимателя.

• Более упрощенный процесс составления договоров, так как все этапы можно пройти в электронном формате;
• Работодателе имеет возможность регистрировать договора на двух языках одновременно (например, на русском и казахском). Система портала сама помогает пользователю с переводом шаблона, таким образом, исключая возможность допущения ошибок при переводе;
• Интернет - портал предоставляет работодателю шаблон договора, который полностью соответствует всем нормам и требованиям законодательства Республики Казахстан. Таким образом, с юридической точки зрения, договор составлен исключительно верно;
• Удобный процесс ведения кадрового делопроизводства;
• Данные по сотрудникам автоматически сохраняются в системе и работодатель имеет постоянный доступ к ним;
• Отсутствие обязательного ведения и учета бумажных документов и договоров;
• Работники, чье личное дело пропускается через систему, не представляют риска аферы или обмана для предпринимателя, так как сервис обещает исключительно качественный кадровый подбор.

Какие плюсы в электронном трудовом договоре имеются для сотрудника?

• Согласно договору и его сохранности в памяти системы, работодатель обязуются выполнять свои обещания и гарантии на законодательном уровне;
• Издержки доходят до минимального порога при устройстве на работу;
• Система сохраняет в памяти сроки трудоустройства работника, его трудовой стаж. Таким образом, исключается риск утерять эти данные (как, например, многие теряют свою трудовую книжку);
• Более оптимизированный процесс трудоустройства для сотрудников, так как исключается обязанность предоставить ряд документов в традиционном виде (например, медицинская справка, аттестат, диплом об окончании высшего образования, резюме, личные/паспортные данные), так как вся эта информация заранее заносится в систему.

Из очевидных минусов можно назвать возможную ненадежность системы. Работая, с интернет - ресурсами всегда существует риск глобального сбоя сети, так как работа с интернетом напрямую зависит от скорости сети, качества интернета, технических средств и так далее. В случае сбоя сети или проблем с подключением к Интернету возникнет сложность получения необходимой информации о сотруднике или договоре. В случае с традиционными бумажными документами все эти факторы отпадают.
Также зачастую проблемой становится фактор человеческой невнимательности. Всегда есть риск того, что человек неправильно внесет данные в систему, а исправить их может быть крайне проблематичным.
К тому же, не следует забывать и о «процветающей» на просторах интернета проблеме хакерства и фишинга. Однако, так или иначе, положительных сторон у электронного трудового договора все же больше. Они заключаются и в большем удобстве, и в большей опции возможностей данного формата. Риск утраты данных и полной потери информации характерен и для бумажной документации, а в контексте двадцать первого века следует поддерживать всеобщую цифровизацию и переход на использование современных технологий.

Если у Вас возникли дополнительные вопросы по теме «Электронный трудовой договор» или Вы хотели бы еще раз проконсультироваться по пунктам составления данного договора, смело обращайтесь в MyBuh.kz. Наши специалисты всегда готовы выйти с Вами на связь как в режиме онлайн, так и в оффлайн.